5S System

ระบบ 5ส เครื่องมือเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

          5S หรือ 5ส คือระบบการบริหารจัดการที่มุ่งเน้นการทำพื้นที่ทำงานให้สะอาด ไม่รกไปด้วยข้าวของที่ไม่ได้ใช้ มีความปลอดภัย มีความเป็นระเบียบ เป็นสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีคุณภาพทั้งทางกายภาพและจิตใจ เพื่อให้บุคคลทำงานได้สะดวกขึ้น ไม่เสียเวลาไปกับการค้นหา, เคลื่อนไหวร่างกายในการหยิบจับสิ่งของเครื่องใช้ในการทำงาน, หรือเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ ระบบ 5ส เหมาะกับการผลิตที่เน้นไม่ให้เกิดความสูญเปล่า (lean manufacturing) ควบคุมด้วยการมองเห็น (visual control) และเป็นพื้นฐานเริ่มแรกในการสร้างความประทับใจแก่ลูกค้า

          คำว่า 5S มาจากคำในภาษาญี่ปุ่น 5 คำ ได้รับการแปลออกเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายแก่การจำและนำไปใช้ ดังนี้

ภาษาญี่ปุ่น	ภาษาไทย	ภาษาอังกฤษ
Seiri (tidiness)	สะสาง	Sort
Seiton (orderliness)	สะดวก	Set in Order
Seiso (cleanliness)	สะอาด	Shine
Seiketsu (standardization)	สุขลักษณะ	Standardize
Shitsuke (discipline)	สร้างนิสัย	Sustain

          แต่ละคำใช้แทนขั้นตอนของกระบวนการซึ่งสามารถนำไปใช้พัฒนาการทำงานขององค์กรหรือหน่วยงาน ภาษาอังกฤษในวงเล็บ เป็นความหมายดั้งเดิมตามภาษาญี่ปุ่น แต่เมื่อแปลเป็นภาษาอื่นโดยมุ่งรักษาพยัญชนะต้น เช่น “ส” หรือ “S” จึงอาจทำให้คามหมายคลาดเคลื่อนไปบ้าง

ที่มาของ 5S 

          5S เกิดในประเทศญี่ปุ่นในฐานะเป็นส่วนหนึ่งของระบบการผลิตของโตโยต้า (Toyota Production System: TPS) Osada เป็นผู้เสนอกรอบแนวคิดเรื่อง 5S และ Hiroyuki Hirano เป็นผู้พัฒนาโปรแกรมแบบขั้นบันไดโดยแต่ละขั้นมีพื้นฐานมาจากความสำเร็จของขั้นก่อนหน้า การทำตามลำดับขั้นจึงมีความสำคัญ บริษัทโตโยต้ามอเตอร์รับแนวคิดของ Hirano ไปใช้เป็น 4S โดยรวมขั้นที่สอง (Seiton: สะดวก) และขั้นที่สาม (Seiso: สะอาด) เข้าด้วยกัน ระบบดังกล่าวมีจุดมุ่งหมายที่จะเพิ่มคุณค่าของสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้าโดยใช้การค้นหาและกำจัดส่วนสูญเสียที่เกิดในกระบวนการผลิต 

          TPS หรือ Lean manufacturing มีเครื่องมือที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก เช่น 5S, Kaizen, Kanban, Jidoka, Heijunka, และ Poka-Yoke ในบรรดาเครื่องมือเหล่านี้ 5S ถือเป็นส่วนพื้นฐานของระบบ TPS เพราะหากสถานที่ทำงานยังไม่สะอาดและไม่เป็นระเบียบ การจะบรรลุผลสำเร็จอย่างยั่งยืนในเรื่องอื่นก็คงเป็นไปได้ยาก สถานที่ที่รกเกะกะ นำไปสู่ความผิดพลาด ล่าช้าในการทำงาน รวมไปถึงเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ ซึ่งล้วนเป็นอุปสรรคในการทำงานและส่งผลเสียต่อองค์กร ต่อเมื่อสามารถจัดสิ่งที่เป็นพื้นฐานในการทำงานให้เป็นระบบแล้ว องค์กรจึงจะสามารถเพิ่มผลผลิตได้อย่างที่ควรเป็น

5S คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร 

          แนวคิดเรื่อง 5S อาจฟังดูเป็นเรื่องใฝ่ฝัน จับต้องเป็นจริงไม่ได้ แต่จริงๆ แล้ว 5S เป็นแนวคิดที่นำไปปฏิบัติได้จริง พนักงานทุกคนในพื้นที่ทำงานสามารถมีส่วนร่วมในการปฏิบัติ คุณประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากการนำ 5S มาใช้ มีมากมาย อาทิ
     o ลดค่าใช้จ่าย
     o ลดอัตราการสูญเสียหรือสิ่งบกพร่อง
     o เพิ่มคุณภาพ
     o เพิ่มผลผลิต
     o เพิ่มความปลอดภัยในพื้นที่ทำงาน
     o สร้างภาพพจน์ที่ดีขององค์กรให้แก่ลูกค้า, supplier, พนักงาน, และผู้บริหาร

          5S เกี่ยวข้องกับการประเมินความจำเป็นและความต้องการใช้งานของทุกสิ่งที่มีอยู่ในพื้นที่ แยกเครื่องมือเครื่องใช้ที่จำเป็นและไม่จำเป็นออกจากกัน และกำจัดหรือเคลื่อนย้ายสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป จัดระเบียบสิ่งจำเป็นที่มีอยู่ รักษาความสะอาดและความเป็นระเบียบในการใช้ของสิ่งของเหล่านั้นไว้ และทำกิจกรรมทั้งหมดที่กล่าวมาซ้ำๆ อย่างต่อเนื่องจนเป็นนิสัยประจำ อันมีรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนดังนี้

Seiri / สะสาง / Sort 

          “สะสาง” เป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการ 5ส เป็นการสำรวจเครื่องมือ เฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ ฯลฯ ในพื้นที่ทำงานเพื่อตัดสินใจว่าอะไรควรอยู่ต่อในพื้นที่นั้น และอะไรที่ควรย้ายออกไป

เป้าหมาย 

          กำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปจากพื้นที่เพื่อให้มีพื้นที่ใช้สอยสำหรับสิ่งที่จำเป็นมากขึ้น หรือสามารถจัดวางสิ่งที่จำเป็นนั้นได้อย่างเหมาะสมขึ้น

การปฏิบัติ 

          คำถามที่ควรใช้ประกอบการตัดสินใจในขั้น “สะสาง” ได้แก่
     o ของชิ้นนี้มีไว้ใช้ทำอะไร
     o ใช้ครั้งสุดท้ายเมื่อไร
     o ใช้บ่อยแค่ไหน
     o ใครเป็นผู้ใช้
     o จำเป็นจะต้องอยู่ที่นี้หรือไม่

          คำถามเหล่านี้จะช่วยกำหนดคุณค่าของของแต่ละอย่าง พื้นที่จะใช้ประโยชน์ได้ดีขึ้นหากไม่มีสิ่งที่ไม่จำเป็นหรือที่ใช้ไม่บ่อยมาวางอยู่ หรืออย่างน้อยก็ทำให้มีพื้นที่ใช้สอยกว้างขวางขึ้น

          ขอให้ระลึกไว้เสมอว่า ผู้ที่สามารถประเมินคุณค่าของสิ่งที่อยู่ในพื้นที่ได้ดีที่สุด คือผู้ที่ทำงานอยู่ในพื้นที่ จึงควรให้เขาเหล่านั้นเป็นผู้ตอบคำถามข้างต้น และเมื่อได้ตัดสินใจแล้วว่ามีบางสิ่งที่ไม่จำเป็นจะอยู่ในพื้นที่นั้น ก็มีทางเลือกที่จะทำต่อไปได้หลายทาง เช่น
     o มอบให้หน่วยงานอื่น
     o เอาไป recycle / ทิ้ง / ขาย
     o เก็บในห้องเก็บของ

          ในกรณีที่ไม่แน่ใจว่าสิ่งนั้นมีคุณค่าหรือไม่เพียงใด เช่น เครื่องมือที่ไม่ได้ใช้นานแล้ว แต่ก็มีบางคนคิดว่าอาจต้องใช้ในอนาคต ให้ใช้วิธีติดป้ายแดง (red tag) ซึ่งมักจะเป็นกระดาษแข็งหรือสติ๊กเกอร์ที่สามารถติดอยู่กับของที่เป็นปัญหานั้นโดยมีข้อมูลประกอบ ได้แก่
     o สถานที่ที่สิ่งนั้นวางอยู่
     o สิ่งนั้นคืออะไร ใช้ทำอะไร ใช้บ่อยเพียงใด ฯลฯ
     o ชื่อผู้ที่ติด tag
     o วันที่ติด tag และวันครบกำหนดการตัดสินใจ

          หลังจากนั้นให้เคลื่อนย้ายสิ่งนั้นไปไว้ในพื้นที่ป้ายแดง (red tag area) ร่วมกับของชิ้นอื่นๆ ที่ยังมีปัญหา หากครบเวลาที่กำหนด (อาจเป็นหนึ่งหรือสองเดือน) ของสิ่งนั้นยังไม่ได้ถูกนำมาใช้ ก็ควรย้ายของนั้นออกจากพื้นที่ได้ ไม่ควรยึดติดกับของที่ไม่เคยนำออกมาใช้เพราะเสียพื้นที่ไปเปล่าๆ

          เพื่อกันความเผอเรอ ควรตั้งเวลาไว้ในมือถือหรือคอมพิวเตอร์ หรือติดป้ายให้เห็นเด่นชัดในพื้นที่เพื่อเตือนและง่ายต่อการตรวจสอบว่าเมื่อใดจะครบกำหนดเวลาการพักของชิ้นนั้นในพื้นที่ป้ายแดง

          การนำของที่ไม่จำเป็นในพื้นที่ออกไปในขั้น “สะสาง” ทำให้มีพื้นที่ที่สามารถจัดวางสิ่งของที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานซึ่งเป็นขั้น “สะดวก”

Seiton / สะดวก / Set in Order 

          เป็นการจัดวางสิ่งของทั้งหมดที่ได้รับการพิจารณาแล้วว่าจำเป็นต้องอยู่ในพื้นที่ ให้สามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมที่สุด

เป้าหมาย 

          จัดวางสิ่งของที่จำเป็นต้องใช้ในพื้นที่ให้สะดวกต่อการใช้งาน มีความเป็นระเบียบ ผู้ปฏิบัติงานไม่ต้องเคลื่อนไหวร่างกายหรือเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องโดยไม่จำเป็น

การปฏิบัติ 

          เมื่อเคลื่อนย้ายของที่ไม่ได้ใช้ออกจากพื้นที่แล้ว ก็ถึงเวลาที่จะมาจัดการกับของที่เหลืออยู่ สิ่งที่ควรพิจารณาในขั้นนี้ คือ
     o ใครหรือส่วนงานใดในพื้นที่ ใช้ของชิ้นใด
     o ใช้ของชิ้นนั้นเมื่อใด
     o ของชิ้นใดใช้บ่อยที่สุด
     o ควรจัดกลุ่มหรือแยกของเหล่านั้นออกตามประเภทหรือไม่
     o ควรวางของเหล่านั้นไว้ที่ใดจึงสมเหตุสมผลมากที่สุด

• มีพื้นที่อื่นที่หากนำไปจัดวางแล้วจะช่วยให้ผู้ใช้เคลื่อนไหวร่างกายได้สะดวกขึ้นหรือไม่ 
• มีพื้นที่อื่นที่ช่วยให้ผู้ใช้เคลื่อนไหวร่างกายน้อยลงหรือไม่

     o จำเป็นต้องเพิ่มกล่องหรือตู้เพื่อจัดเก็บของเหล่านั้นหรือไม่

          ในขั้น “สะดวก” ควรให้ทุกคนมีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นว่าจะจัดการอย่างไรจึงจะสมเหตุสมผลมากที่สุดด้วยการพิจารณา ลักษณะการใช้งาน, ความถี่ในการใช้งาน, เส้นทาง / ช่องทางในการเข้าใช้งาน

          ตามแนวคิดของ Lean manufacturing ความสูญเปล่า (waste) เกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ เช่น

• เป็นของเสียหรือสินค้าบกพร่อง
• เวลาที่เสียไปในการรอการดำเนินการขั้นต่อไป
• การเคลื่อนไหวร่างกายโดยไม่จำเป็น
• สินค้าคงคลังส่วนเกิน เช่น วัตถุดิบ ชิ้นส่วน
• ผลผลิตส่วนเกิน ไม่ว่าจะเป็นสินค้าสำเร็จ หรือกึ่งสำเร็จ
• กระบวนการผลิตที่ไม่จำเป็น
• การขนส่งหรือเคลื่อนย้ายโดยไม่จำเป็น
• คน / ของ / แนวคิดที่ดี แต่ไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์

          การจัดวางสิ่งของจึงควรอยู่ในลักษณะที่เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกันควรอยู่ใกล้กัน ง่ายต่อการหยิบหรือเข้าใช้งาน มีความสัมพันธ์กับลำดับการปฏิบัติ ของที่ใช้บ่อยที่สุดก็ควรอยู่ใกล้ที่สุด ติดป้ายที่เห็นชัดเจนเพื่อให้รู้ว่าหากมีการเคลื่อนย้ายสิ่งของนั้นไปจะกลับมาวางคืนได้ที่ใด ง่ายต่อการสังเกตว่าของนั้นมีผู้หยิบหรือเคลื่อนย้ายจากพื้นที่ไป และยังไม่ได้นำกลับมาคืน

          เมื่อพื้นที่ไม่รกเกะกะและมีความเป็นระเบียบในขั้น “สะดวก” แล้ว ก็จะสามารถทำความสะอาดในขั้น “สะอาด” ได้ง่ายขั้น

Seiso / สะอาด / Shine 

          ทุกคนรู้ว่าการทำความสะอาดคืออะไร แต่ก็มักมองข้ามกันไปโดยเฉพาะเวลาที่มีงานยุ่งๆ การทำความสะอาดในกระบวนการ 5ส จะเน้นไปที่การทำความสะอาดพื้นที่ทำงาน ตั้งแต่การกวาด ถู เช็ด ปัดฝุ่น และนำขยะ รวมทั้งการนำเครื่องมือ อุปกรณ์ที่ใช้เสร็จแล้วออกไป นอกจากการเช็ด ถู ปัด กวาด แล้ว การทำความสะอาดยังรวมไปถึงการบำรุงรักษาเครื่องจักรเครื่องมือตามกำหนดเวลาอีกด้วย การวางแผนการบำรุงรักษาจะช่วยให้องค์กรสามารถป้องกันปัญหาจากเครื่องจักรอุปกรณ์ชำรุด ไม่เสียทั้งเวลาและกำไรจากการต้องหยุดการผลิต

เป้าหมาย 

          ให้กระบวนการผลิตหรือการปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพและความปลอดภัยมากขึ้น ลดส่วนสูญเสีย ป้องกันความผิดพลาดและข้อบกพร่องจากการผลิตหรือการทำงานอันเกิดจากความไม่สะอาดของพื้นที่หรืออุปกรณ์

การปฏิบัติ 

          การทำความสะอาดในกระบวนการ 5ส ไม่ใช่ภาระหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ทำความสะอาดเท่านั้น แต่เป็นเรื่องที่ทุกคนจะต้องรับผิดชอบ หมั่นดูแลความสะอาดพื้นที่ของตนเป็นประจำทุกวัน สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของเพื่อใช้พื้นที่นั้นสร้างผลงานให้แก่ตนและสร้างผลผลิตให้กับองค์กร หัวหน้างานจะต้องปลูกฝังจิตสำนึกให้กับพนักงานใหม่ แนะนำวัสดุที่เหมาะสมในการใช้ทำความสะอาดสิ่งของแต่ละประเภท สอนวิธีการใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องมือที่อาจชำรุดเสียหายได้หากทำความสะอาดผิดวิธีหรือโดยขาดความระมัดระวัง

Seiketsu / สุขลักษณะ / Standardize 

          ถ้าทำสามขั้นตอนแรกได้สำเร็จ สิ่งที่จัดวางอยู่ในพื้นที่ก็น่าจะเป็นสิ่งที่ใช้งานอยู่ประจำ มีการจัดวางที่สะดวกและเป็นระเบียบต่อการใช้ พื้นที่มีความสะอาด ไม่รกเกะกะ แต่ปัญหาสำหรับองค์กรหรือหน่วยงานที่เริ่มนำกระบวนการ 5ส มาใช้ก็คือ ความเป็นระเบียบ สะดวก สะอาด เหล่านี้มักปรากฏอยู่เพียงระยะแรก หลังจากนั้นทุกสิ่งก็จะค่อยๆ กลับคืนสู่สภาพเดิมอย่างที่เคยเป็น ขั้นตอนที่เรียกว่า “สุขลักษณะ” หรือการรักษามาตรฐานการปฏิบัติให้ไม่ลดน้อยถอยลง จึงเป็นสิ่งที่ทำให้กระบวนการ 5ส ต่างจากโครงการฉาบฉวยอื่นๆ

เป้าหมาย 

          กำหนดภารกิจที่จะต้องกระทำ จัดทำกำหนดการ และมีคำชี้แจง (instruction) เป็นระเบียบปฏิบัติประจำเพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งที่ได้ทำดีแล้ว กลับไปสู่ความไม่เป็นระเบียบอีก

การปฏิบัติ 

          การทำผังรายการตรวจสอบประจำวันซึ่งระบุว่าจะต้องทำความสะอาดอะไร บ่อยครั้งแค่ไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่เป็นประโยชน์มากสำหรับการสร้าง “สุขลักษณะ” ในระยะแรกๆ อาจต้องมีการย้ำเตือนกันบ้าง แต่หากสามารถรักษาการปฏิบัติให้เป็นมาตรฐานต่อเนื่องอย่างสม่ำเสมอได้ ภารกิจที่อาจดูแปลกใหม่ก็จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำ นอกจากผังรายการตรวจสอบแล้ว เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ต่างๆ ที่มองเห็นชัดในพื้นที่ เช่น ป้าย โปสเตอร์ เทปปิดพื้นเพื่อแสดงตำแหน่งการจัดวาง ก็เป็นเครื่องมือที่มีบทบาทสำคัญในกระบวนการ 5ส ซึ่งช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหลายรวมถึงบุคคลภายนอกที่เข้ามาในพื้นที่ได้ทราบว่าพื้นที่ มีมาตรฐานการปฏิบัติอย่างไรโดยไม่ต้องมีคนมาคอยบอกหรือชี้แจง

Shitsuke / สร้างนิสัย / Sustain 

          เมื่อกระบวนการ 5ส เกิดขึ้นในพื้นที่นั้น และทุกคนได้ทราบมาตรฐานการปฏิบัติที่ชัดเจนแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะต้องทำให้ระเบียบวิธีปฏิบัตินั้นเป็นมาตรฐานที่ต้องรักษาให้คงอยู่และดียิ่งๆ ขึ้น

เป้าหมาย 

          ทำให้ 5ส กลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร

การปฏิบัติ 

          “สร้างนิสัย” เป็นขั้นตอนที่จะทำให้กระบวนการ 5ส ดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นโดยทุกคนในองค์กรตั้งแต่ระดับผู้บริหารจนถึงคนงานไม่ว่าจะเป็นในโรงงาน คลังสินค้า หรือในสำนักงาน มีส่วนเกี่ยวข้อง เป็นการทำให้กระบวนการ 5ส เป็นโครงการระยะยาว ไม่ใช่โครงการที่ทำตามกระแสนิยมเพียงชั่วครั้งชั่วคราว พนักงานใหม่หรือพนักงานที่โอนย้ายมาอยู่ในหน่วยงานทุกคนจะต้องได้รับการฝึกอบรมว่าพื้นที่นั้นมีระเบียบวิธีปฏิบัติในเรื่อง 5ส อย่างไร และเพื่อสร้างความกระตือรือร้น ควรให้พนักงานได้เรียนรู้โครงการ 5ส ขององค์กรอื่นๆ ด้วย การเรียนรู้จากการปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จ จะช่วยให้ได้แนวคิดในการนำมาปรับใช้กับองค์กรของตน

การนำกระบวนการ 5ส ไปปฏิบัติในภาพรวม

          คนส่วนใหญ่มองกระบวนการ 5ส เป็นโครงการทำความสะอาด กิจกรรมที่รู้จักกันจนเกือบจะกลายเป็นตัวแทนหรือภาพลักษณ์ของกระบวนการ 5ส คือ การทำความสะอาดใหญ่ (big cleaning) แต่ที่จริงแล้ว กิจกรรมดังกล่าวเป็นเพียงส่วนหนึ่งในขั้นที่สาม (Seiso / สะอาด / Shine) เท่านั้น 

          การนำกระบวนการ 5ส ไปปฏิบัติ ควรทำเป็นขั้นตอน ดังนี้

     1) กำหนดผู้มีส่วนร่วมในกระบวนการ 

          โดยหลักการแล้ว เมื่อองค์กรหรือหน่วยงานใดเริ่มนำระบบ 5ส มาใช้ ผู้บริหารและพนักงานทุกคนควรเข้ามีส่วนเกี่ยวข้องเพราะหากมีข้อยกเว้นกับผู้ใด ก็อาจเกิดความสับสนและเข้าใจผิดไปว่าบุคคลนั้นไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วม หรือหน้าที่การงานของบุคคลนั้นไม่เกี่ยวกับ 5ส และอาจเป็นตัวอย่างที่ไม่ดีให้บางคนถอยห่างจากกระบวนการ ในระยะแรก คนทั่วไปอาจมอง 5ส เป็นกิจกรรมพิเศษขององค์กรหรือหน่วยงาน แต่ที่จริงแล้ว ทุกคนควรถือ 5ส เป็นส่วนหนึ่งของงานประจำ ในทางปฏิบัติ บางคนอาจมีบทบาทการมีส่วนร่วมในระบบมากกว่าคนอื่น เช่น อาจได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบปิดและดูแลรักษาป้ายประกาศต่างๆ, ให้ติดตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย, หรือให้ประมวลความเห็นหรือคำแนะนำจากบุคคลทั้งหลายว่าควรเพิ่มหน่วยงานใดในองค์กรเข้ามาในระบบ 5ส ความแตกต่างในภารกิจของแต่ละคน เป็นเพียงการมอบหมายหน้าที่เฉพาะเป็นพิเศษเพื่อการขับเคลื่อนและรักษาระบบให้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง แต่ทุกคนล้วนมีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการ 5ส ทั้งสิ้น ผู้นำขององค์กรควรสื่อสารหลักการนี้ให้ทุกคนในองค์กรได้ทราบ และควรมีส่วนร่วมในกระบวนการต่างๆ อย่างจริงจังเพื่อให้ทุกคนถือเป็นตัวอย่างในการปฏิบัติ

     2) จัดการฝึกอบรม 

          ทุกคนในองค์กรหรือหน่วยงานที่นำระบบ 5ส มาปฏิบัติ ควรได้รับการฝึกอบรม อาจเป็นการฝึกอบรมในชั้นเรียนโดยมีสื่อทัศนูปกรณ์ต่างๆ เช่น วิดีโอ แผนภาพ หรืออาจอบรมในพื้นที่การทำงานเพื่อให้เห็นภาพพื้นที่จริงว่าควรเริ่มกระบวนการ 5ส อย่างไร

          การอธิบายให้ทุกคนเข้าใจว่า ทำไมองค์กรหรือหน่วยงานนั้นจึงนำระบบ 5ส มาใช้ ระบบนี้มีความสำคัญและประโยชน์ต่อองค์กรและพนักงานอย่างไร จะช่วยเพิ่มความกระตือรือร้นและมีส่วนร่วมได้มาก โดยเหตุที่แต่ละหน่วยงานมีลักษณะการทำงานและการใช้พื้นที่ที่แตกต่างกัน จึงไม่จำเป็นที่ทุกหน่วยงานจะมีขั้นตอนการดำเนินงานเหมือนกันไปเสียทั้งหมด การฝึกอบรมจึงควรให้หน่วยงานที่เริ่ม 5ส เป็นครั้งแรกพิจารณาว่าจะมีขั้นตอนการนำกระบวนการ 5ส มาใช้กับพื้นที่ของตนอย่างไร

     3) สื่อสารด้วยภาพ (visual communication)

          ภารกิจที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบ 5ส คือการทำพื้นที่ให้สะอาดและง่ายต่อการใช้งาน เครื่องมือสื่อสารด้วยภาพ เช่น ป้าย, เครื่องหมายบนพื้นเพื่อกำหนดจุดวางเครื่องจักร ชั้นวางของ ตู้เอกสาร รวมไปถึงกระดานที่วาดรูปเครื่องมือที่จัดเก็บแต่ละชนิด (shadow board) ก็ช่วยให้การทำงานสะดวก สะอาด และเป็นระเบียบขึ้น เราเรียกพื้นที่ที่ใช้ภาพเป็นสื่อในการบริหารจัดการว่า visual workplace ในกรณีที่จะใช้สีเพื่อแยกแยะลำดับความสำคัญหรือความเป็นอันตราย เช่น เทปปิดพื้นที่มีสีเหลืองบ้าง สีแดงบ้าง ฯลฯ ก็ควรมีป้ายอธิบายไว้ในพื้นที่ด้วยเพื่อให้ทุกคนเข้าใจความหมายและความแตกต่างของสีเหล่านั้น

     4) ดำเนินขั้นตอนทั้งห้าในกระบวนการอย่างต่อเนื่องเป็นวัฏจักร 

          สิ่งที่จะพลาดไม่ได้ คือการดำเนินการไปในแต่ละขั้นของกระบวนการ 5ส ไล่ไปตั้งแต่ สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย โดยใช้การสร้างความเข้าใจในการมีส่วนร่วม การให้การฝึกอบรม การใช้เครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ ที่เน้นการมองเห็นและเข้าใจด้วยสายตา เช่น ป้าย กระดานประกาศ เทปปิดพื้น เป็นส่วนสนับสนุน หลายหน่วยงานไม่นำระบบ 5ส มาปฏิบัติเพราะเห็นว่าต้องใช้เวลาให้การฝึกอบรม, ต้องสะสางข้าวของต่างๆ ซึ่งก็อยู่ตรงนั้นมานานจนเคยชินแล้ว, ต้องทำเครื่องหมาย ติดป้าย ฯลฯ ซึ่งล้วนใช้เวลาและค่าใช้จ่าย ผู้บริหารองค์กรและหน่วยงานที่นำระบบ 5ส มาใช้ จึงควรเก็บสถิติทั้งหลายที่เกี่ยวข้องทั้งก่อนและหลังกระบวนการ 5ส เช่น สถิติอุบัติเหตุ, ความพึงพอใจของพนักงาน, ความพึงพอใจของลูกค้าและผู้เข้าเยี่ยมชมสถานที่, ปริมาณและคุณภาพของผลผลิต, ความสูญเปล่าและส่วนสูญเสีย (waste) ฯลฯ เพื่อให้เห็นความแตกต่างในประโยชน์ที่ได้รับ เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายและเวลาที่เสียไปในการจัดการ

          มีการเพิ่ม S Safe เข้าไปเป็น S ที่หก แต่คนส่วนใหญ่ไม่เห็นด้วยเพราะมองว่าความปลอดภัยเป็นผลที่เกิดจาก 5S มากกว่าจะเป็นสาเหตุในตัวมันเอง

          บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ

• 0 Defects [Philip Crosby]
• 6 Sigma Principles
• 7 Types of Waste
• 10 Types of Innovation [Doblin]
• 14 Steps for Quality Improvement [Philip Crosby]
• Culture of Discipline [Jim Collins]
• Just in Time (JIT)
• Kanban System
• LEAN Manufacturing
• Organizational Culture and Effectiveness

---------------------------------