สารานุกรมการบริหารและการจัดการ: ทำอย่างไรให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการฝึกอบรม

การฝึกอบรมจะไม่เกิดประโยชน์แก่ผู้ใดหากผู้เข้ารับการฝึกอบรม
(1) ขาดความสามารถในการเรียนรู้และ
(2) ขาดแรงจูงใจที่จะเรียนรู้เรื่องที่ฝึกอบรม

ในด้านความสามารถในการเรียนรู้ ผู้เข้ารับการอบรมควรต้องมีทักษะอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างในเรื่องต่อไปนี้ คือ ทักษะในการอ่าน การเขียน การคิดคำนวณ หรือมีระดับการศึกษาที่สอดคล้องกับเรื่องที่อบรม หรือมีความรู้และระดับความเฉลียวฉลาดพอสมควร การเลือกผู้มีศักยภาพในการเรียนรู้เข้ารับการอบรมจึงเป็นเรื่องหนึ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จของการฝึกอบรม

นอกจากคุณสมบัติของผู้เข้ารับการอบรมที่กล่าวถึงในข้างต้น ควรกระตุ้นแรงจูงใจให้ผู้เข้ารับการอบรมอย่างต่อเนื่อง เริ่มตั้งแต่การชี้ให้เห็นความสำคัญของเรื่องที่จะให้การฝึกอบรม ยกตัวอย่างโดยใช้ข้อมูลทางสถิติ VDO หรือกรณีศึกษาเพื่อกระตุ้นความสนใจ ระหว่างการอบรมควรเปิดโอกาสให้มีการฝึกปฏิบัติ การที่ผู้เข้ารับการอบรมทำผิดๆ ถูกๆ ซึ่งได้รับการชี้แนะการแก้ไขที่ถูกต้องก็สามารถเพิ่มแรงจูงใจในการเรียนรู้ได้ด้วยเช่นกัน แม้กระทั่งเมื่อจบการอบรมแล้วก็ควรติดตามประเมินผลเป็นระยะๆ และนำผลที่ได้มาพูดคุยกับผู้เข้ารับการอบรม

การสร้างแรงจูงใจให้ผู้เข้ารับการอบรม
1. นับตั้งแต่เริ่มการฝึกอบรม วิทยากรควรให้ภาพรวมของเรื่องที่จะฝึกอบรมซึ่งรวมทั้งเหตุผลและความจำเป็นในการฝึกอบรม วัตถุประสงค์ ผลที่คาดว่าจะได้รับ หัวข้อการอบรม การติดตามประเมินผล การที่ผู้เข้ารับการอบรมได้เห็นภาพรวมของการให้การฝึกอบรม จะมีผลทางจิตวิทยาทำให้ผู้เข้ารับการอบรมมีความรู้สึกเป็นผู้อยู่เหนือ มีอำนาจควบคุม ต้องการตรวจสอบ และเสริมในส่วนที่คิดว่ายังไม่ครบถ้วน ส่งผลดีต่อการมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นและการร่วมกิจกรรมการฝึกปฏิบัติได้ดีกว่าการดำเนินไปตามการควบคุมของวิทยากรแต่เพียงฝ่ายเดียว
2. ยกตัวอย่างที่หลากหลายที่สอดคล้องกับเรื่องที่ให้การฝึกอบรม
3. จัดเตรียมการนำเสนออย่างมีลำดับ ไม่สับสนวกวน
4. ใช้คำพูด ศัพท์แสง และแนวคิดที่ผู้เข้ารับการอบรมมีความคุ้นเคย
5. พยายามใช้สื่อที่เป็นภาพนิ่งหรือภาพเคลื่อนไหวให้มากที่สุด

หลักที่วิทยากรควรนำมาใช้ในการจูงใจผู้เข้ารับการอบรม
(1) คนเราเรียนรู้ได้ดีที่สุดด้วยการฝึกปฏิบัติ จึงควรมีการฝึกปฏิบัติให้มากที่สุดเท่าที่จะสามารถทำได้
(2) ผู้เข้ารับการอบรมจะเรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อวิทยากรมีคำตอบต่อปัญหาหรือคำถามได้โดยทันทีและถูกต้อง ความศรัทธาของผู้เข้ารับการอบรมที่มีต่อความรู้และประสบการณ์ของวิทยากร มีความหมายเป็นอย่างมากต่อความตั้งใจที่จะเรียนรู้
(3) ผู้เข้ารับการอบรมเรียนรู้ได้ดีที่สุดตามความสามารถในการเรียนรู้ของตน อย่าพยายามยัดเยียด แต่ควรให้ผู้เรียนค่อยๆ เรียนรู้ตามความสามารถของแต่ละคนโดยวิทยากรจะต้องคอยสังเกตและประคับประคองผู้เรียนรู้ให้ก้าวให้ทัน การปล่อยให้ผู้เรียนตามไม่ทันในเรืองใดอาจส่งผลทำลายแรงจูงใจที่จะเรียนรู้ในเรื่องอื่นๆ ต่อไปได้โดยง่าย
(4) สร้างความต้องการการฝึกอบรมให้เกิดขึ้นในใจของผู้เข้ารับการฝึกอบรม ก่อนเริ่มการฝึกอบรมจึงควรชี้แจงให้ผู้เข้ารับการอบรมทราบว่าทำไมพวกเขาจึงมีรายชื่อเป็นผู้เข้ารับการฝึกอบรม สิ่งที่พวกเขาคาดว่าจะได้รับมีอะไรบ้าง และจะนำสิ่งที่เรียนรู้นั้นไปใช้ในการทำงานได้อย่างไร
(5) การเรียนรู้จะลดลงถ้าการฝึกอบรมใช้เวลานาน จึงควรลดเวลาการฝึกอบรมให้เหลือแค่ครึ่งวัน หรือสามในสี่ของวัน

การถ่ายโอนความรู้

วัตถุประสงค์การฝึกอบรมไม่ได้หยุดอยู่แค่ให้ผู้เข้ารับการอบรมได้เรียนรู้ แต่ยังต้องการให้ผู้เข้ารับการอบรมถ่ายโอนความรู้หรือทักษะนั้นไปในงานที่ทำด้วย การถ่ายโอนความรู้จะเกิดขึ้นได้จากการดำเนินการ ดังนี้
1) ให้สถานการณ์การฝึกอบรมและสถานการณ์การทำงานจริงมีความคล้ายกันให้มากที่สุด สำหรับข้อนี้คงไม่ยากถ้าเป็นการอบรมระหว่างการปฏิบัติงาน (on the job training) แต่สำหรับการฝึกอบรมแบบชั้นเรียน (classroom training) ควรนำกรณีศึกษาที่มีความใกล้เคียงกับสถานการณ์การทำงานจริงมาเป็นแบบฝึกปฏิบัติ
2) ในการฝึกอบรม ต้องมีการฝึกปฏิบัติที่พอเพียง
3) หากเป็นการทำงานที่เป็นกระบวนการ ต้องระบุลักษณะการทำงานหรือขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้นให้ชัดเจน
4) ควบคุมหรือชักจูงให้ผู้เข้ารับการอบรมมีสมาธิในส่วนที่สำคัญ
5) ให้ข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเพื่อการเตรียมตัวไว้เป็นการล่วงหน้า พร้อมทั้งแนะนำวิธีป้องกันและแก้ไข ซึ่งจะช่วยลดผลกระทบจากปัญหานั้นได้มาก

การวิเคราะห์ความต้องการการฝึกอบรม ขึ้นอยู่กับว่าเรากำลังจะให้การฝึกอบรมพนักงานเข้าใหม่หรือพนักงานปัจจุบัน การวิเคราะห์ความต้องการการฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่ต้องดูขอบเขตงานที่ต้องทำทั้งหมด แบ่งออกเป็นงานย่อยๆ แล้วจึงสอนไปทีละชนิดหรือทีละขั้นของงานย่อยนั้นๆ ส่วนการวิเคราะห์ความต้องการของพนักงานปัจจุบันจะยุ่งยากมากกว่า เพราะต้องเริ่มตั้งแต่การตัดสินใจว่าการฝึกอบรมเป็นทางแก้ของปัญหานั้นได้จริงหรือไม่ ปัญหานั้นเกิดขึ้นมาจาก “ทำไม่ได้” เพราะมาตรฐานการทำงานไม่ชัดเจน หรือ “ไม่อยากทำ” เพราะขาดแรงจูงใจในการทำ ดังนั้น ก่อนที่จะใช้การฝึกอบรมเป็นวิธีการแก้ปัญหา จึงควรสำรวจข้อเท็จจริงของปัญหาและสาเหตุของปัญหานั้นให้ชัดเจนเสียก่อน

บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ