สารานุกรมการบริหารและการจัดการ: ประเภทและข้อดีข้อเสียของการสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์ เป็นวิธีการที่ใช้เพื่อให้บุคคลให้ข้อมูลด้วยวาจาต่อคำถามที่ถามด้วยวาจาเช่นกัน การคัดเลือกด้วยการสอบสัมภาษณ์เป็นวิธีการที่นำมาใช้เพื่อคาดหมายผลการปฏิบัติงานในอนาคตของผู้สมัครงานและเป็นวิธีที่ใช้กันมากที่สุดในการเลือกบุคคลเข้าทำงาน แม้จะมีการสอบข้อเขียนหรือการสืบค้นคุณสมบัติ เช่น ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงานมาอย่างละเอียดเพียงใดก็ตาม องค์กรก็คงทำใจไม่ได้ที่จะรับบุคคลนั้นเข้าทำงานเลยโดยไม่มีการสอบสัมภาษณ์ การสอบสัมภาษณ์จึงเป็นเครื่องมือการบริหารที่จะขาดเสียไม่ได้

แม้ว่าการสอบสัมภาษณ์จะต้องใช้ผู้มีทักษะค่อนข้างสูงจึงจะสามารถดึงภาพในอนาคตของผู้สมัครมาให้เห็นภายในช่วงการสนทนาสั้นๆ ในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นธรรมชาติก็ตาม แต่ผู้ที่ไม่ได้รับการฝึกฝนในทางนี้มาก่อนเลยนับเป็นหมื่นๆ คนก็อยากจะเข้ามานั่งตัดสินอนาคตทั้งของผู้สมัคร และขององค์กรของตนด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่อยู่ในฐานะผู้บังคับบัญชาของผู้สมัครนั้น

ประเภทของการสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์ในงานมีหลายประเภท แต่ที่ใช้กันทั่วไปได้แก่การสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน (selection interview) และการสัมภาษณ์เมื่อบุคคลจะออกจากงาน (exit interview) การสัมภาษณ์แบบนักข่าว หรือการสัมภาษณ์ผู้ทรงคุณวุฒิเพื่อให้ได้ความรู้มาใช้ในงานวิจัยหรือการเขียนบทความ ไม่เกี่ยวกับเรื่องที่กำลังจะพูดกันในวันนี้ (ถ้ามีโอกาสผมจะกลับมาเขียนเรื่องนี้ให้อ่านกันอีกครั้ง)

การสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน เป็นการพูดคุยที่ประกอบไว้ด้วยการประเมินทั้งด้านแนวคิด บุคลิก สติปัญญา ไหวพริบ ความรู้ในงาน และความฉลาดทางอารมณ์ เพื่อประเมินว่าผู้สมัครมีความเหมาะสมที่จะทำงานในตำแหน่งที่เปิดรับ มีความสามารถทำประโยชน์ให้เกิดแก่องค์กร รวมไปถึงมีมนุษย์สัมพันธ์เข้ากันได้กับผู้ร่วมงานคนอื่นๆได้หรือไม่

การสัมภาษณ์เมื่อบุคคลจะออกจากงาน เป็นการสัมภาษณ์เพื่อล้วงเอาความคิดเห็นของพนักงานที่มีต่อองค์กรก่อนที่เขาจะออกจากการทำงานกับองค์กรนั้นไป เป็นการสัมภาษณ์ที่มีประโยชน์มากในการเป็นกระจกสะท้อนภาพที่โดยปกติแล้วคนที่ยังปฏิบัติงานอยู่จะไม่พูดออกมาเพราะเกรงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับตนเอง แต่ก็เป็นข้อมูลที่อาจขยายส่วนออกไปด้วยอารมณ์ของผู้ให้สัมภาษณ์ ซึ่งผู้สัมภาษณ์จะต้องมีทักษะในการฟังและการแยกน้ำออกจากเนื้อด้วยจึงจะได้ข้อมูลที่นำไปใช้ประโยชน์ในการพัฒนาองค์กรต่อไปได้

นอกจากการแบ่งการสัมภาษณ์เป็นการสัมภาษณ์เพื่อเข้างานหรือเมื่อออกจากงานแล้ว การสัมภาษณ์ยังแบ่งออกเป็นแบบมีโครงสร้าง (structured interview) แบบไม่มีโครงสร้าง (unstructured interview) และแบบกึ่งมีโครงสร้าง (semi-structured interview)

การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง คือการสัมภาษณ์ที่มีชุดคำถามเตรียมไว้ก่อนการสัมภาษณ์และอาจมีการตั้งธงคำตอบเอาไว้ในกรณีที่ใช้ผู้สัมภาษณ์หลายคน หรือในกรณีที่มีชุดคำถามหลายข้อซึ่งผู้สัมภาษณ์อาจใช้คำถามที่ไม่เหมือนกันในการถามผู้สมัครแต่ละราย หากตอบได้ตรงตามธงคำตอบก็จะได้รับคะแนนเป็นมาตรฐานเหมือนๆกัน ผู้สัมภาษณ์ที่ใช้เทคนิคนี้ ควรใช้แบบสัมภาษณ์มาตรฐาน (patterned interview) เป็นแนวทางในการปรับใช้ให้เหมาะสมกับงานและองค์กรของตน

การสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง เป็นเทคนิคที่ไม่ได้กำหนดคำถามไว้ล่วงหน้า ผู้สัมภาษณ์สามารถตั้งคำถามในประเด็นที่เขาสนใจได้อย่างต่อเนื่อง ผู้สมัครงานในตำแหน่งเดียวกันในเวลาเดียวกันอาจได้รับคำถามที่ไม่เหมือนกัน การให้คะแนนต่อคำตอบจึงไม่มีบรรทัดฐานที่แน่นอน ผู้สัมภาษณ์ที่ใช้เทคนิคนี้ควรมีทักษะไม่เฉพาะในการตั้งคำถามที่สอดคล้องกับงานที่จะรับบุคคลนั้นเข้าทำงานและสะท้อนให้เห็นถึงศักยภาพในการทำงานตามตำแหน่งหน้าที่ แต่ผู้สัมภาษณ์จะต้องมีทักษะในการให้คะแนนที่สามารถนำมาเปรียบเทียบกับผู้สมัครรายอื่นๆได้โดยไม่ใช้เพียงอารมณ์ในคำตอบเรื่องใดเรื่องหนึ่งซึ่งถูกใจตนเป็นการเฉพาะ ตัวผมเองเคยร่วมในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานรายหนึ่งซึ่งเดิมทำงานกับบริษัทญี่ปุ่นซึ่งต้องเลิกกิจการไปเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ผู้ร่วมสัมภาษณ์กับผมในครั้งนั้นเป็นชาวญี่ปุ่นสามคน ผู้สมัครรายนั้นได้รับการคัดเลือกเข้าทำงานด้วยคำตอบที่ซาบซึ้งใจผู้สัมภาษณ์ชาวญี่ปุ่นทั้งสามท่านนั้น ว่า “เหตุผลที่ผมเลือกสมัครงานในบริษัทนี้ซึ่งเป็นบริษัทญี่ปุ่นเหมือนบริษัทเก่าที่เลิกกิจการไปแล้วก็เพราะผมประทับใจในการทำงานกับบริษัทญี่ปุ่นมากและชาตินี้ถ้าไม่ได้ทำงานกับบริษัทญี่ปุ่นก็จะไม่ขอทำงานกับบริษัทสัญชาติอื่นใดอีกเลยตลอดชีวิต???!!!!” แพลบๆ

การสัมภาษณ์ประเภทสุดท้าย คือแบบกึ่งมีโครงสร้าง หมายถึงการสัมภาษณ์ที่มีหัวข้อคำถามครอบคลุมแก่นของเรื่องสามัญทั่วไป เช่น ทราบการรับสมัครงานนี้จากที่ไหน ทำไมจึงคิดลาออกจากที่ทำงานเก่า เป็นต้น หลังจากนั้นก็ตามด้วยแบบไม่มีโครงสร้าง การสัมภาษณ์ส่วนใหญ่จะเป็นแบบกึ่งมีโครงสร้าง แต่สัดส่วนของคำถามที่ถามตามน้ำอย่างต่อเนื่องดูจะมากกว่าคำถามที่เตรียมไว้แต่ลืมถามเสียจนจะเรียกว่าแบบกึ่งมีโครงสร้างไม่ได้เต็มปาก

บทความที่ขอแนะนำให้อ่านประกอบ