หน้าที่ 5 ประการทางการบริหาร
Henri Fayol วิศวกรและผู้บริหารอุตสาหกรรมเหมืองแร่ ชาวฝรั่งเศส ผู้ได้รับการยอมรับให้เป็นบิดาการบริหารงานสมัยใหม่ และบิดาสำนักการบริหารเชิงระบบ ได้นำเสนอทฤษฎีการบริหารธุรกิจที่เรียกว่า Fayolism เพื่อให้ความรู้ด้านการบริหาร เขาเห็นว่า ธุรกิจและอุตสาหกรรมได้พัฒนาและมีความความซับซ้อนมากขึ้น องค์กรจำเป็นต้องมีการบริหารที่เป็นมืออาชีพมากกว่าที่เป็นอยู่ จึงได้เขียน หลักการบริหาร 14 ประการ (14 Principles of Management) ขึ้นมาในปี ค.ศ. 1916 และจากประสบการณ์ความสำเร็จในฐานะผู้บริหารกิจกรรมอุตสาหกรรมเหมืองแร่ขนาดใหญ่ของประเทศฝรั่งเศส เขาได้แจกแจงกิจกรรมในธุรกิจอุตสาหกรรมออกเป็น 6 ประเภท ได้แก่ กิจกรรมด้านเทคนิค, การค้า, การเงิน, ความปลอดภัย, บัญชี, และการบริหาร
ในส่วนของกิจกรรมการบริหาร Fayol ได้เขียนเป็นทฤษฎีเรียกว่า หน้าที่ 5 ประการทางการบริหาร (5 Functions of Management) ประกอบด้วย การวางแผนงาน (Planning), การจัดโครงสร้างการทำงาน (Organizing), การสั่งงาน (Commanding), การประสานงาน (Coordinating), การควบคุมและติดตามงาน (Controlling) หน้าที่ดังกล่าวมีความเป็นสากลซึ่งผู้บริหารทุกคนต้องปฏิบัติเป็นกิจวัตรประจำวัน โดยในการทำหน้าที่ดังกล่าว จำเป็นต้องนำหลักการบริหาร 14 ประการ มาใช้ร่วมกันด้วย
การวางแผน เป็นกระบวนการทางความคิด เป็นการมองไปข้างหน้าอย่างเป็นระบบโดยอาศัยทั้งข้อเท็จจริงและประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับนำไปปฏิบัติ การวางแผนเป็นการเชื่อมสถานะในปัจจุบันกับสถานะที่ต้องการให้เกิดขึ้นในอนาคตเข้าด้วยกัน
1.1 การมีส่วนร่วมอย่างจริงจังจากทุกหน่วยในองค์กร เชื่อมโยงสายการบังคับบัญชาทุกช่วงชั้นเพื่อการประสานความร่วมมือในระดับต่างๆ ในแต่ละช่วงเวลาที่ระบุไว้ในแผน
1.2 ความละเอียดถี่ถ้วนในการใช้ทรัพยากร ระบุประเภท ความสำคัญของงาน และแนวโน้มที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต โดยนำทรัพยากรขององค์กรและความสามารถในการทำงานของพนักงานเข้ามาประกอบการวางแผนการปฏิบัติ
1.3 แผนงานทั้งระยะสั้นและระยะยาว ครอบคลุมรายละเอียดทั้งแผนงาน การปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติ กำหนดการทบทวนเพื่อปรับแผนงานไปพร้อมกับความก้าวหน้าในการปฏิบัติ การประเมินสถานการณ์ที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์กร รวมถึงการจัดเตรียมกลยุทธ์และการดำเนินการที่เหมาะสมในแต่ละสถานการณ์
การจัดโครงสร้าง เป็นระบบการทำงานร่วมกันขององค์ประกอบต่างๆ สิ่งสำคัญที่สุดสองประการในการจัดโครงสร้าง คือ (1) องค์ประกอบ (parts) ซึ่งหมายถึงทรัพยากรทั้งที่เป็นด้านกายภาพและบุคคล (2) ความสัมพันธ์ (relationship) ซึ่งหมายถึงความเกี่ยวข้องสัมพันธ์ในเรื่องอำนาจหน้าที่ของบุคคล งาน และหน่วยงาน เพื่อให้องค์ประกอบทั้งหลายสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.1 แตกแผนงานออกเป็นกิจกรรมที่ทำให้บรรลุเป้าหมาย
2.2 จัดกลุ่มกิจกรรมเข้าเป็นหน่วยงาน
2.3 เลือกรับบุคลากร แต่งตั้งหัวหน้าหน่วยงาน จัดเงินทุน บุคลากร วัตถุดิบ และโครงสร้างการทำงานที่สอดคล้องกับการดำเนินงานขององค์กร โครงสร้างองค์กรมีความสัมพันธ์โดยตรงกับหน่วยงาน การเพิ่มหน่วยงานจะส่งผลให้โครงสร้างองค์กรขยาย และจำเป็นต้องมีช่วงชั้นการบริหารจัดการเพิ่มมากขึ้น
2.4 มอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้ตรงกับความสามารถ รวมถึงเส้นทางการรายงานทั้งภายในและระหว่างหน่วยงาน
2.5 พัฒนาบุคลากรให้มีทักษะและความรู้ที่เพียงพอกับการทำงานอยู่ตลอดเวลาเพื่อให้องค์กรมีทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพ สามารถทำงานให้บรรลุเป้าหมายได้ดีกว่าองค์กรอื่น
- ข้อ 1. การแบ่งงานกันทำ (Division of Work)
- ข้อ 2. อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ (Authority and Responsibility)
- ข้อ 4. เอกภาพการบังคับบัญชา (Unity of Command)
- ข้อ 5. เอกภาพทิศทางการดำเนินการ (Unity of Direction)
- ข้อ 9. สายการบังคับบัญชา (Scalar Chain)
โครงสร้างองค์กรที่ดี มีผลโดยตรงต่อสายการทำงาน การตัดสินใจ ความสามารถในการสร้างผลผลิต และกำไรของธุรกิจ นอกจากนั้นยังช่วยไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด ความสับสน ความไม่จงรักภักดีต่อองค์กร และการวางเฉยต่อการดำเนินการใดๆ ที่ไม่ใช่ความรับผิดชอบโดยตรงของตน การจัดโครงสร้างองค์กรจึงเป็นหน้าที่ทางการบริหารที่สำคัญยิ่งอีกหน้าที่หนึ่ง
การสั่งงานที่ช่วยให้งานประสบผลสำเร็จ
3.1 ผู้บริหารต้องแจ้งเป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จ และนโยบายของบริษัทให้พนักงานทราบ
3.2 มีแนวทางการปฏิบัติ (instruction) และคำสั่งที่ชัดเจน สอดคล้องกับงานที่มอบหมาย ซึ่งนอกจากจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและบังเกิดผลแล้ว ยังช่วยสร้างขวัญกำลังใจและแรงจูงใจในการทำงานให้พนักงานได้มั่นใจว่าเขามีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จในการทำงาน
3.3 กำกับดูแลการทำงานด้วยความเข้าใจในอุปนิสัยและความรู้ความสามารถของพนักงาน สร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานมีความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้บรรลุเป้าหมายด้วยการทำให้เป็นตัวอย่าง
3.4 ให้คุณให้โทษพนักงานตามมาตรฐานการทำงานและผลการตรวจประเมิน ไม่ใช่ตามอำเภอใจหรือตามความรู้สึกของผู้บริหาร
เป็นหน้าที่ทางการบริหารอีกหน้าที่หนึ่งซึ่งส่งผลโดยตรงต่อผลิตภาพหรือความสามารถในการสร้างผลผลิต (productivity) ของบริษัท ผู้บริหารจะต้อง
4.1 ให้ความสำคัญกับการประสานงาน Fayol เสนอให้มีการประชุมผู้บริหารเป็นรายสัปดาห์เพื่อหารือแก้ไขปัญหาที่มีร่วมกัน
4.2 จัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติและกิจกรรมของแต่ละหน่วยงานให้ประสานสอดคล้องกัน
4.3 สนับสนุนการดำเนินงานของหน่วยงานทั้งหลายในบริษัทให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงาน และมีผลิตภาพสูงสุด
4.4 นำการสื่อสารมาใช้เป็นเครื่องมือสร้างความประสานสอดคล้องให้เกิดขึ้นทั่วทั้งองค์กร
4.5 ฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนและของหน่วยงาน รวมถึงเข้าใจในบทบาทที่หน่วยงานของตนมีต่อหน่วยงานอื่น
การควบคุมและติดตามงาน เป็นหน้าที่ทางการบริหารที่ช่วยให้มั่นใจว่า การดำเนินการได้เป็นไปตามแผน ผู้บริหารต้อง
5.1 กำหนดมาตรฐานการทำงานตามวัตถุประสงค์ขององค์กร
5.2 วัดและรายงานผลการปฏิบัติงานตามที่เกิดขึ้นจริง
5.3 ประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อเป็นข้อมูลป้อนกลับให้ทราบถึงจุดอ่อนหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน รวมถึงความเบี่ยงเบนใดๆ จากแผนงาน
5.4 กำหนดกิจกรรม แผนงาน นโยบาย และแนวทางการปฏิบัติเพื่อแก้ไขจุดอ่อนหรือข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น (corrective action) รวมทั้งมาตรการป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อนไปจากเป้าหมายอีก
(1) Fayol เน้นปัจจัยทางการบริหารและพฤติกรรมของมนุษย์ในองค์กร ส่วน Taylor เน้นการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคนงาน
(2) Fayol ให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันของหน้าที่ต่างๆ เช่น การสั่งงาน (commanding) ซึ่งต้องนำมาใช้ผ่านการประสานงาน (coordinating) และการควบคุมติดตามงาน (controlling) ในขณะที่ Taylor ให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามสายการบังคับบัญชา
o Planning กำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์
o Organizing กำหนดโครงสร้างการใช้อำนาจของหน่วยงาน
o Staffing เลือก รับ และฝึกอบรมพนักงาน บำรุงรักษาสภาพแวดล้อมการทำงาน
o Directing ตัดสินใจ ออกคำสั่ง และควบคุมการทำงาน
o Coordinating สร้างความเชื่อมโยงของทุกส่วนงานในองค์กร
o Reporting สื่อสารสายการบังคับบัญชาโดยใช้รายงาน บันทึก และการตรวจสอบ
o Budgeting จัดงบประมาณตามแผนการเงิน บัญชี และการควบคุม
- 2 Factor Theory [Frederick Herzberg]
- 14 Principles of Management [Fayol]
- Action Planning
- Human Relations Theory [Elton Mayo]
- Organization Design
- Scientific Management and Taylorism
---------------------------------
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น