5 Basic Project Management Tips

คำแนะนำพื้นฐาน 5 ประการ

ในการบริหารงานโครงการ

          การบริหารงานโครงการ เป็นกระบวนการที่ช่วยให้สามารถบรรลุเป้าหมายโครงการโดยใช้การวางแผน การจัดโครงสร้างการทำงาน การจูงใจ และการควบคุม บูรณาการทรัพยากรต่างๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแผนงาน กระบวนการบริหารโครงการประกอบด้วยกิจกรรมหลัก 5 กิจกรรม โดยมีคำแนะนำพื้นฐานในแต่ละกิจกรรม ดังนี้

1. การกำหนดแนวคิดเริ่มต้น (Conception and Initiation)
          สิ่งที่จำเป็นต้องมีก่อนเริ่มโครงการใดๆ คือ การรู้และเข้าใจในความมุ่งหมายของโครงการ รู้และเข้าใจว่าโครงการมีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กร ผลความสำเร็จของโครงการมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องอย่างไรกับแผนกลยุทธ์ขององค์กร ผู้บริหารงานโครงการหรือผู้รับผิดชอบดำเนินโครงการอาจทำการวิจัยแนวทางปฏิบัติเป็นการเพิ่มเติมเพื่อให้รู้ว่าจะทำเป้าหมายโครงการนั้นให้สำเร็จได้อย่างไร แล้วจึงส่งแนวคิดดังกล่าวไปยังผู้มีอำนาจ พิจารณาตรวจสอบและอนุมัติให้ดำเนินการ สิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นนี้ คือ การตรวจสอบโครงการทั้งในด้านความเป็นไปได้และคุณค่าของโครงการที่มีต่อองค์กร โครงการที่สามารถทำให้สำเร็จได้อย่างไม่ยากเย็น อาจไม่มีค่าอะไรเลยถ้าไม่เกิดประโยชน์แก่องค์กร ส่วนโครงการที่ดูมีประโยชน์เป็นอย่างมากแต่ไม่มีโอกาสทำให้สำเร็จ ก็เป็นเรื่องที่ไม่น่าทำเพราะทำให้องค์กรต้องสูญเสียทรัพยากรไปเปล่าๆ

          สิ่งที่ต้องการทราบในขั้นการกำหนดแนวคิดเริ่มต้น คือ ข้อมูลเคร่าๆ ว่า ต้องใช้เวลาประมาณเท่าไร ใช้งบประมาณมากน้อยเพียงใด จะเกิดประโยชน์แก่องค์กรในด้านใด จะส่งผลกระทบต่อใคร สมควรจะปฏิบัติหรือไม่ ในเงื่อนไขอย่างไร เมื่อได้แนวคิดเหล่านี้แล้ว จึงส่งเรื่องไปยังผู้มีอำนาจพิจารณาว่าเป็นโครงการที่คุ้มค่าต่อการนำไปปฏิบัติหรือไม่ หากได้รับความเห็นชอบ จึงเข้าสู่ขั้นที่สองของกระบวนการ คือ การกำหนดนิยามและวางแผนงานในรายละเอียด    

2. การนิยามและวางแผน (Definition and Planning)
          เมื่อได้รับไฟเขียวให้ดำเนินโครงการแล้ว ขั้นต่อไปคือการกำหนดขอบเขต กำหนดการ และค่าใช้จ่ายของโครงการ โดยจัดทำแผนงานโครงการขึ้นมาให้ครอบคลุมทั้งขอบเขต งบประมาณ ทรัพยากรทั้งหลายที่จำเป็นต้องใช้ ตลอดจนกำหนดการดำเนินงานต่างๆ อย่างไรก็ตาม แม้จะจัดทำแผนงานมาอย่างละเอียดรอบคอบมาเป็นอย่างดีแล้ว ก็ยังอาจมีความล่าช้าหรือมีปัญหาเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ ในการจัดทำแผน ผู้ดำเนินโครงการจึงจำเป็นต้องคาดการณ์ความน่าจะเป็นทั้งในเรื่องความล่าช้าและโอกาสที่จะเกิดปัญหาในเรื่องนั้นเรื่องนี้เอาไว้ด้วย นอกจากนั้น จะต้องให้มีความยืดหยุ่นในวิธีการปฏิบัติหรือมีแผนสำรองไว้ด้วย เช่น เมื่อเกิดความล่าช้าในเรื่องใด จะสามารถปรับเปลี่ยนการใช้ทรัพยากรเพื่อให้การดำเนินงานยังคงเป็นไปตามกำหนดการได้อย่างไร

          มีวิธีการกำหนดเป้าหมายโครงการอยู่สองวิธีที่ได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลาย คือ SMART และ CLEAR

     วิธีที่หนึ่ง: SMART ย่อมาจาก
     o Specific กำหนดเป้าหมายให้มีความจำเพาะเจาะจง ว่าใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร สิ่งไหน และทำไม
     o Measurable ต้องมั่นใจว่าจะวัดความก้าวหน้าและความสำเร็จของเป้าหมายได้อย่างไร
     o Attainable จัดวางแผนงานว่าจะสามารถบรรลุเป้าหมายที่สำคัญมากที่สุดได้อย่างไร
     o Realistic ต้องให้มั่นใจได้ว่าทุกคนมีความพร้อมและความสามารถที่จะบรรลุเป้าหมายได้
     o Timely ต้องมั่นใจได้ว่ามีกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานที่ทำให้บรรลุเป้าหมายตามกำหนดได้

     วิธีที่สอง: CLEAR ย่อมาจาก
     o Collaborative ตรวจสอบให้มั่นใจว่าทีมงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงานร่วมกัน
     o Limited ขอบเขตของโครงการไม่ควรกว้างมากเกินไป เพื่อให้มั่นใจได้ว่าเป็นโครงการที่สามารถบริหารจัดการได้
     o Emotional สร้างอารมณ์ร่วมให้ทีมงานมีความมุ่งมั่นเข้าสู่เป้าหมาย
     o Appreciable ซอยภารกิจใหญ่ๆ ให้เล็กพอที่จะสามารถทำให้สำเร็จได้
     o Refinable กำหนดเป้าหมายให้มีความยืดหยุ่นพอที่จะปรับให้เข้ากับสถานการณ์ใหม่ที่อาจเกิดขึ้น

          แต่ไม่ว่าจะเลือกกำหนดเป้าหมายด้วยวิธีใด จะต้องกำหนดเรื่องต่อไปนี้ไว้เป็นหลักพื้นฐานในการดำเนินโครงการ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายของโครงการ, คุณภาพของงานที่จะทำสำเร็จ, ทรัพยากรที่มีหรือที่จะต้องจัดหามาใช้, กำหนดการเริ่มต้นและสิ้นสุดของแต่ละภารกิจ

3. การเริ่มดำเนินโครงการ (Launch and Execution)

          ขั้นนี้อาจกล่าวได้ว่าเป็นขั้นที่โครงการเริ่มเดินหน้าอย่างแท้จริง แม้ว่าก่อนมาถึงขั้นนี้ จะต้องศึกษาเตรียมการมาก่อนดังที่กล่าวมาในข้อ 1 และข้อ 2 แล้วก็ตาม สิ่งที่จำเป็นต้องทำในขั้นนี้คือ การประชุมเปิดโครงการ (kick off meeting) เป็นการประชุมร่วมกับทีมงานที่เกี่ยวข้อง จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ ชี้แจงภารกิจว่าอะไรคือเป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จ ด้วยวิธีการอย่างไร ใครมีหน้าที่และความรับผิดชอบอะไร ควรเริ่มต้นและแล้วเสร็จภารกิจเมื่อใด รวมถึงชี้แจงข้อมูลสำคัญทั้งหลายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ สิ่งที่สำคัญไม่น้อยกว่าการให้ข้อมูล ก็คือ ผู้ดำเนินโครงการจะต้องมั่นใจว่าทีมงานมีความเข้าใจอย่างแท้จริงว่าโครงการนี้มีความสำคัญอย่างไรและเหตุใดทุกคนจึงต้องพยายามทำมันให้สำเร็จ การบริหารงานโครงการในขั้นที่สามนี้ อาจเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลาไม่มากนัก แต่มีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อความสำเร็จของโครงการ

4. การบริหารผลการปฏิบัติงานและการควบคุม (Performance and Control)
          เป็นช่วงเวลาหลังจากการเริ่มดำเนินโครงการไปจนถึงสิ้นสุดโครงการซึ่งผู้ดำเนินโครงการจะต้องคอยวัดและเปรียบเทียบสถานะความก้าวหน้าของโครงการเทียบกับแผนงานอยู่ตลอดเวลา จะเป็นขั้นตอนที่ทำงานได้ง่ายที่สุดหรือเครียดที่สุด ขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินโครงการว่าจะมีความสามารถในการบริหารกิจกรรมต่อไปนี้ได้ดีเพียงใด

     4.1 หมั่นปรับแผนงานและให้ความสำคัญกับผู้มีส่วนได้เสียของโครงการ 

          ทุกๆ โครงการเริ่มที่แผนงาน อย่างไรก็ตาม ความผิดพลาดที่สำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารโครงการคือ การไม่ได้ปรับแผนงานเมื่อถึงเวลาที่ต้องทำ แผนงานคือสิ่งที่ผ่านการคิดมาเป็นอย่างดีแล้วว่าจะต้องทำอะไร เมื่อไร แต่บางครั้งเมื่อจะต้องนำไปใช้จริง ภารกิจที่กำหนดไว้ในแผนงานอาจมีขั้นตอนหรือรายละเอียดที่ไม่สอดคล้องกับสถานการณ์หรือไม่สามารถนำไปใช้ให้เกิดผลตามที่หวัง เช่น อาจมีการเปลี่ยนแปลงผู้ที่เกี่ยวข้องกับการทำโครงการ หรืออาจมีการเปลี่ยน เพิ่ม หรือยกเลิกหน้าที่การงานภายในองค์กร ผู้ดำเนินโครงการจึงจำเป็นต้องหมั่นทำความเข้าใจ ไม่เพียงแต่บทบาทของตนว่าได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างไร แต่ยังรวมไปถึงสถานะความสัมพันธ์ขององค์กรกับตัวโครงการว่าเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหรือไม่ด้วย การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวอาจส่งผลให้เกิดผู้มีส่วนได้เสีย (stakeholder) รายใหม่ ซึ่งหากผู้ดำเนินโครงการไม่ทราบการเปลี่ยนแปลง, ไม่ได้ติดตามและขาดการติดต่อสื่อสารเพื่อให้รู้ถึงความคาดหวังที่พวกเขามีต่อโครงการ, หรือทำการตัดสินใจบางสิ่งบางอย่างไปโดยไม่ทันได้นึกถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับผู้มีส่วนได้เสียที่เป็นเงื่อนไขสำคัญของโครงการ ความผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจนี้อาจส่งผลให้โครงการต้องถึงกับล้มเหลวหรือสะดุดหยุดลงได้หากผู้มีส่วนได้เสียกับโครงการออกมาคัดค้านว่าสิ่งที่ผู้ดำเนินโครงการคิดว่าประสบความสำเร็จ ไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาคาดหวัง ผู้ดำเนินโครงการจึงควรปรับแผนให้เข้ากับความเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบองค์ประกอบทั้งหลายที่เกี่ยวข้องทุกครั้ง โดยเฉพาะความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสียว่ายังคงเป็นเช่นเดียวกับกับเป้าหมายในการดำเนินโครงการหรือไม่

     4.2 ดึงผู้บริหารระดับสูงเข้ามีส่วนร่วมกับโครงการ 

          ผู้ดำเนินโครงการควรให้ผู้บริหารระดับสูงทั้งหลายได้เข้ามีส่วนร่วมกับโครงการตั้งแต่เริ่มไปจนถึงสิ้นสุดโครงการ พวกเขาสามารถให้คำแนะนำที่มีคุณค่าทั้งในส่วนที่เกี่ยวกับการจัดการและการแก้ไขปัญหาของโครงการ ผู้ดำเนินโครงการจึงควรจัดประชุมผู้บริหารระดับสูงอย่างสม่ำเสมอเพื่อทบทวนความก้าวหน้า, แผนงาน, รวมถึงข้อกังวลทั้งหลายที่มีเพื่อขอรับคำแนะนำและความช่วยเหลือที่จำเป็น วิธีการนี้จะช่วยให้ผู้บริหารเข้ามามีส่วนร่วมรับผิดชอบในการดำเนินโครงการในทุกระยะ และยังช่วยให้ผู้ดำเนินโครงการได้รับทราบข้อมูลเชิงลึกซึ่งเป็นแนวโน้มที่อาจเกิดขึ้นและนำมาปรับแผนให้พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงหากเกิดขึ้นจริงได้ด้วย

     4.3 ประสานการดำเนินงานและเข้าใจความต้องการของสมาชิกทีมงาน 

          ทีมงานที่สมัครสมานสามัคคี ร่วมมือช่วยเหลือซึ่งกันและกัน จะสามารถทำภารกิจทั้งหลายให้สำเร็จได้แม้จะมีอุปสรรคปัญหามากมายเพียงใด ต่างจากทีมงานที่แก่งแย่งแข่งดี มุ่งแต่จะสร้างผลงานส่วนตัวมากกว่าผลงานของทีม ทีมงานประเภทหลังนี้มักจะประสบความล้มเหลวแม้ตัวโครงการเองแทบจะไม่มีอุปสรรคปัญหาอะไรเลย ผู้ดำเนินโครงการจึงควรเลือกทีมงานที่พร้อมให้ความร่วมมือกันตั้งแต่แรก เมื่อได้ทีมงานที่มีคุณสมบัติดังกล่าวแล้ว ก็ควรทำความเข้าใจปัญหาของเขาทั้งที่เป็นปัญหาส่วนคัวและปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ให้คำแนะนำและช่วยเหลือเพื่อไม่ให้ปัญหาเหล่านั้นมามีส่วนขัดขวางการทำงาน ให้ทีมงานได้มีเวลาให้กับครอบครัว ไม่เรียกร้องเร่งรัดผลงานจนกลายเป็นแรงกดดัน ที่สำคัญจะต้องให้ทีมงานมองคุณว่าเป็นผู้ร่วมงานที่เข้าถึงได้ ปรึกษาได้ พยายามสร้างความไว้วางใจให้เกิดขึ้นในหมู่สมาชิกทีมงาน และมอบรางวัลให้กับความสำเร็จแม้จะเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้ทีมงานได้รู้สึกว่าคุณได้รับรู้ถึงผลงานที่พวกเขาได้ทำมาโดยตลอด

          เราไม่ควรมองข้ามความสำคัญของการให้รางวัลกับงานที่ประสบผลสำเร็จ หรือมีความก้าวหน้าตามแผน เพราะการให้รางวัลกับงานที่เสร็จตามกำหนด ใช้จ่ายได้ตามงบประมาณ หรือมีคุณภาพงานตามข้อกำหนด ไม่ได้มีผลเพียงการสร้างแรงจูงใจเท่านั้น แต่ยังช่วยผลักดันให้ผลการดำเนินงานมีความสม่ำเสมอ วัตถุประสงค์ในการให้รางวัลคือการทำให้พนักงานทำงานให้ถูกต้องและใช้รางวัลเป็นเครื่องมือแจ้งให้พวกเขาทราบว่าเขาได้ทำอย่างที่คาดหวังแล้ว นอกจากนั้น การให้รางวัลยังเป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมให้สมาชิกทีมงานพยายามทำผลงานให้ดียิ่งๆ ขึ้นไป การให้รางวัลจึงไม่ใช่เพียงการแสดงการรับรู้ในความสำเร็จ แต่ยังเป็นการเน้นความสำคัญที่สมาชิกทีมงานควรทุ่มเทให้กับโครงการมากยิ่งๆ ขึ้นไปด้วย

     4.4 เก็บข้อมูลทั้งหลายของโครงการให้อยู่ในที่เดียวกัน   

          โครงการควรมีข้อมูลทั้งหมดซึ่งพร้อมใช้ จัดเก็บรวมไว้ในที่เดียว สมาชิกทีมงานทุกคนที่เกี่ยวข้องโดยตรงควรสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องรอใครอนุญาตโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคาดหวังให้พวกเขาทุ่มเทการทำงานให้เต็มที่ สาเหตุพื้นฐานที่สุดอย่างหนึ่งของความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินโครงการ คือ การขาดข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจ, ในการปรับปรุงแผนงานตามกำหนด, หรือในการจัดทำข้อเสนอที่ประกอบด้วยข้อเท็จจริงต่างๆ ความผิดพลาดหรือการติดขัดที่ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของโครงการ ย่อมทำให้เกิดความรู้สึกเชิงลบและความล่าช้าในการดำเนินงาน  

5. การปิดโครงการ (Project Close) 

          เป็นขั้นตอนสุดท้ายของการบริหารงานโครงการ เป็นการสรุปการดำเนินการและความมุ่งหมายทั้งหมดว่าได้สำเร็จเสร็จสิ้นโดยครบถ้วนหรือไม่ ภารกิจหลักในขั้นนี้คือการประเมินโครงการโดยเปรียบเทียบเป้าหมายสุดท้ายทั้งหลาย (ultimate goals) ที่ได้วางแผนไว้ กับผลที่ได้รับจริง ทั้งในด้านคุณภาพ ความแม่นยำ และเวลาที่ใช้ไปในการทำให้เกิดผลสำเร็จ เช่น เป็นโครงการที่ทำได้เสร็จก่อนเวลาหรือไม่ มีค่าใช้จ่ายตามหรือต่ำกว่างบประมาณที่กำหนดหรือไม่ เป็นผลงานที่มีคุณภาพสูงและตรงตามที่คาดหวังหรือไม่ มีปัญหามากน้อยเพียงใด

          การประเมินโครงการในขั้นสุดท้ายนี้ต่างจากการประเมินโครงการในขั้นที่สี่ (การบริหารผลการปฏิบัติงานและการควบคุม) เพราะเป็นการประเมินในเชิงวิเคราะห์ให้เป็นบทเรียนว่า
     o มีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้างในระหว่างการดำเนินโครงการ สาเหตุเกิดจากอะไร ผู้ดำเนินโครงการได้ใช้วิธีใดในการจัดการกับปัญหา ผลที่ได้รับเป็นอย่างไร
     o การปฏิบัติงานของทีมงาน มีผลต่อระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติมากน้อยเพียงใด
     o ปัญหาทั้งภายนอกและภายในที่เกิดขึ้น เป็นไปตามที่คาดไว้ล่วงหน้าหรือไม่ เพราะเหตุใด
     o มีค่าใช้จ่ายตามงบประมาณที่ได้รับอนุมัติหรือไม่ หากไม่ อะไรเป็นสาเหตุ และได้แก้ไขปัญหานั้นอย่างไร
     o ผลงานตามเป้าหมายมีคุณภาพตามมาตรฐานที่กำหนดไว้หรือไม่ เพราะเหตุใด
     o สิ่งที่เรียนรู้จากโครงการนี้มีอะไรบ้าง มีคำแนะนำอย่างไรสำหรับการดำเนินโครงการต่อไป

          บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ

• Agile Project Management
• Critical Chain Project Management (CCPM)
• Evaluating Performance
• Key Project Management Roles
• Milestones in Project Management
• Objectives and Key Results (OKR)
• Performance Management and KPI
• Project Close Activities
• Project Initiation Document (PID)
• Project Kick - Off Meeting
• Project Management Phrases & Processes
• Value Proposition Definition

---------------------------------