การพัฒนาทักษะและความสามารถในการพูดในที่ชุมนุมชนไม่ใช่เรื่องเสียเวลาเปล่าอย่างแน่นอน แม้คุณจะพยายามหลีกเลี่ยงไม่นำเสนองานอะไรเลย แต่เชื่อเถิดครับว่ายังมีโอกาสอื่นอีกมากมายทั้งที่หลีกเลี่ยงได้และหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่คุณจะต้องพูดบางสิ่งบางอย่างต่อหน้าชุมนุมชน ความก้าวหน้าหรือความดับสูญมันก็มาเอาตอนนั้นละครับ
ผู้ที่ทำงานในสายงาน HR หรือผู้ที่ก้าวขึ้นสู่ระดับผู้บริหาร ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับใด หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องกล่าวถึงองค์กรหรือหน่วยงานในความดูแล กล่าวขอบคุณเมื่อได้รับรางวัลบางสิ่งบางอย่าง กล่าวปฐมนิเทศพนักงานเข้าใหม่ กล่าวต่อลูกค้าหรือแขกที่มาประชุม หรือแม้แต่กล่าวในงานแต่งงานลูกน้องหรือเพื่อน หากคุณมีทักษะในเรื่องการพูด สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นโอกาสของการได้รับการยอมรับทั้งสิ้น แต่ถ้าไม่มีและขึ้นไปตายแห้งอยู่กลางเวที ลองคิดดูว่าผู้บังคับบัญชาของคุณจะยังคิดอยากส่งเสริมให้คุณก้าวหน้าเป็นตัวแทนของหน่วยงานอยู่อีกหรือ แม้แต่ลูกน้องของคุณเอง ก็คงหมดความเคารพนับถือ ไม่เชื่อฟังคำแนะนำและทุ่มเทปฏิบัติงานให้กับคุณอีกต่อไป
การพูดในที่ชุมนุมชนให้ประสบความสำเร็จ เป็นทักษะที่เรียนรู้ได้โดยการปฏิบัติตามกลยุทธ์ต่อไปนี้
1. ต้องวางแผนในเรื่องที่จะพูด
ถึงจะวางแผนมาดีอย่างไร หากไม่ฝึกปฏิบัติ ก็ไม่สามารถสร้างความเชื่อมั่นและสร้างความประทับใจแก่ผู้ฟังได้ การฝึกพูดที่ได้ผลต้องหาโอกาสพูดต่อหน้าคนอื่น ตัวผู้เขียนเองเคยเข้ารับการฝึกอบรมเรื่อง Train the Trainer หลักสูตร 16 วัน มีเพื่อนร่วมรุ่นซึ่งมาจากบริษัทต่าง ๆ ในนิคมอุตสาหกรรม นวนครที่สนใจในเรื่องเดียวกัน เมื่อจบการฝึกอบรมแล้ว ผมได้เสนอให้เพื่อน ๆ ผลัดกันจัดหัวข้อการฝึกอบรมที่แต่ละคนคิดว่ามีความพร้อมมากที่สุด เดือนละ 1-2 ครั้งเวียนกันไปตามบริษัทต่าง ๆ ที่แต่ละคนทำงานอยู่ วัตถุประสงค์เพื่อฝึกการพูดต่อหน้าชุมนุมชนซึ่งจะมีทั้งเพื่อนที่ร่วมการฝึกอบรมและพนักงานของบริษัทนั้นเองบางส่วน แต่น่าเสียดายที่ข้อเสนอดังกล่าวไม่ได้รับการยอมรับ และผู้เขียนมาทราบในภายหลังว่า บางคนในกลุ่มยังคงแสวงหาการฝึกอบรมในหลักสูตรเดียวกันนี้ซ้ำอีกทั้ง ๆ ที่เขาได้ผ่านขั้นตอนนั้นมาแล้วเพียงแต่ยังไม่กล้าที่จะนำความรู้ที่ได้มาปฏิบัติจริงเท่านั้น
หากทราบว่าจะต้องขึ้นพูดในที่ชุมนุมชน ควรวางแผนการพูดเสียแต่เนิ่นๆ เพื่อให้มีเวลาในการฝึกพูดได้เพียงพอ การฝึกควรทำซ้ำ ๆ กันหลายครั้งด้วยการฝึกใช้อุปกรณ์จริง เช่น หากการพูดมีการใช้ Power Point ก็ควรฝึกการพูดโดยมี Power Point เป็นสื่อในการนำเสนอ ฝึกจนกระทั่งรู้สึกว่าการพูดของคุณไหลลื่นเป็นธรรมชาติ หากมีโอกาสฝึกพูดต่อหน้าผู้ฟังกลุ่มอื่นก่อนการพูดจริงจะดีที่สุดเพราะจะช่วยลดการกระวนกระวาย นอกจากนั้นผู้ฟังเหล่านั้นยังจะช่วยให้ความคิดเห็นเป็นข้อมูลป้อนกลับให้เราได้ทราบข้อบกพร่องที่ควรแก้ไขได้อีกด้วย
เวลาพูด ควรสร้างปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง วิธีนี้จะช่วยไม่ให้เรารู้สึกถูกโดดเดี่ยวอยู่กลางเวทีหรือเป็นเป้าสายตาของผู้อื่น การสร้างปฏิสัมพันธ์ทำได้ด้วยการให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในเรื่องที่ท่านกำลังพูด อาจจะโดยการตั้งคำถามไปยังบุคคลหรือกลุ่มบุคคลใดก็ได้แล้วขอให้คนอื่น ๆ ช่วยกันตอบหรือตั้งคำถามต่อยอดขึ้นไปอีก แต่อย่าเผลอไปใช้คำบางคำที่ลดพลังในการนำเสนอของคุณเอง ประเภท คำพูดประเภทถ่อมตัวจนเกินไป เช่น “เรื่องที่ผมจะพูดนี้อันที่จริงก็มีคนที่รู้มากกว่าผมอยู่อีกมาก !!” หรือคำพูดที่ออกตัวเพราะกลัวผิด เช่น “เรื่องนี้เป็นเรื่องยาก ผมอาจจะผิดก็ได้!!” แทนที่จะได้รับความเห็นอกเห็นใจจากผู้ฟัง จะกลายเป็นว่าการพูดใด ๆ ที่พูดต่อจากนี้จะลดความน่าเชื่อถือไปอย่างมากมาย
ควรให้ความสนใจกับลีลาในการพูด ปกติแล้วถ้าเราอยู่ในภาวะตื่นตระหนก เราจะพูดเร็วจนรัวเพื่อกลบน้ำเสียงที่กำลังสั่นเครือ ใช้คำที่ไม่ได้ตั้งใจออกไป หรือข้ามส่วนที่เป็นสาระสำคัญเพราะต้องการให้ผ่านวิกฤติกดดันนี้ไปให้เร็วที่สุด ถ้าเป็นเช่นนั้นขอให้ลดการพูดให้ช้าลงด้วยการสูดลมหายใจลึก ๆ ไม่ต้องห่วงว่าจะลืมเรื่องที่กำลังจะพูด การหยุดเป็นช่วง ๆ เป็นเรื่องปกติของการพูดที่ดี นอกจากนั้นยังช่วยให้ดูมีความเชื่อมั่น เป็นธรรมชาติ น่าเชื่อถือ แม้เสียงสั่นเครือจะหลุดออกมาให้ได้ยินบ้างก็ยังดีกว่าการพูดเร็ว ๆ ซึ่งก็ไม่สามารถปกปิดน้ำเสียงสั่นเครือนั้นได้แต่อย่างใด วิธีหนึ่งที่ช่วยได้ คือการจดโน้ตสั้น ๆ หรือหัวข้อที่จะพูดลงในกระดาษแล้วถือไว้ในมือ ไม่ใช่เรื่องแปลกอะไรที่คุณจะก้มลงอ่านหัวข้อเหล่านั้นเพื่อควบคุมไม่ให้หลุดประเด็น แม้แต่ในเวทีระดับโลก เช่น การกล่าวสุนทรพจน์เพื่อการเลือกตั้งประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกาที่ผ่านมา เราก็เห็นภาพเหล่านี้อยู่บ่อยครั้ง
ถ้าไม่ระวัดระวังตัว อากัปกริยาท่าทางของเราจะฟ้องผู้ฟังให้ทราบว่าสภาวะข้างในของเรากำลังเป็นอย่างไรไม่ว่าเรากำลังตื่นเต้นลนลาน หรือไม่มีความเชื่อมั่นในสิ่งที่กำลังนำเสนอ ล้วนแต่แสดงผ่านท่าทางของเราทั้งสิ้น พยายามยืนท่าตรง หายใจลึก ๆ มองผู้ฟัง ยิ้มอย่างมั่นใจ อย่ายืนพักขาหรือทำท่าทางใด ๆ ที่ไม่เป็นธรรมชาติ เช่น เดินวนไปมา หากไม่แน่ใจว่าจะควบคุมอากัปกริยาได้ ควรใช้โต๊ะยืน (Podium) เพราะนอกจากจะใช้วางโน้ตย่อแล้ว ยังเป็นเหมือนกำแพงกั้นระหว่างท่านกับผู้ฟัง ทำให้รู้สึกมั่นคงปลอดภัยมากขึ้น นอกจากนั้นยังใช้ซ่อนมือที่กำลังสั่นและผ้าเช็ดหน้าที่ถูกกุมเป็นก้อนกลมนั้นได้ แต่สำหรับผู้ที่ผ่านขั้นนั้นมาได้แล้ว เขาจะใช้ podium เป็นเหมือนเครื่องวางช่อดอกไม้บนเวที โดยตัวผู้พูดเองจะออกมาเดินในเนื้อที่แคบ ๆ นอก podium เพื่อแสดงท่าทางด้วยภาษามือเพื่อดึงความสนใจของผู้ฟัง แต่ถ้ายังไม่หลุดพ้นจากอาการสั่น อย่าเพิ่มเดินออกมาจะดีกว่า เพราะการเดินกลับไปใน podium จะเหมือนการหนีทัพกลับเข้าไปในค่าย แม้ยังไม่แพ้ในข้อเท็จจริง แต่ก็แทบไม่เหลืออะไรแล้ว
การคิดบวกมีส่วนต่อความสำเร็จในการพูดเป็นอย่างมากเพราะจะช่วยให้เราเกิดความมั่นใจในสิ่งที่กำลังจะพูด การคิดลบจะผลักให้เราตกเข้าไปอยู่ในวังวนและก้องไปด้วยคำพูดที่ตอกย้ำความล้มเหลวให้แก่ตนเอง ขอให้ใช้คำพูดและท่าทางที่สร้างความมั่นใจก่อนที่จะนำเสนอเรื่องที่จะพูดเพื่อปลุกปลอบความมั่นใจให้แก่ตนเองและปูทางเพื่อพัฒนาความเชื่อถือที่ผู้ฟังจะมีต่อท่านเสียตั้งแต่เริ่ม
ที่จริงแล้วเราแทบจะไม่เคยเห็นการพูดในที่ชุมนุมชนที่ล้มเหลวอย่างที่เราจินตนาการไว้เลย แต่เมื่อเราจะต้องเป็นผู้ขึ้นพูดต่อหน้าที่ชุมนุมชน ตัวเราเองที่สร้างจินตภาพแต่สิ่งเลวร้าย เห็นแต่ภาพที่เราลืมพูดในประเด็นนั้นประเด็นนี้ หรือเลยไปถึงผลกระทบต่อหน้าที่การงานถ้าเราต้องขึ้นไปตายบนเวที ทั้งหมดนั้นที่จริงแล้วเป็นเรื่องที่เราสร้างขึ้นมาเองและจะยิ่งน่ากลัวมากยิ่ง ๆ ขึ้นเมื่อใกล้จะถึงเวลา ความกลัวที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือกลัวความล้มเหลว ความรู้สึกเหล่านี้จะทำให้หัวใจของคุณเต้นถี่ เหงื่อออกทุกรูขุมขน ลมหายใจแทบขาดห้วง แต่อย่าเพิ่งกลัวอะไรมากมายนักเพราะปัญหาเหล่านี้ยังมีวิธีแก้ไขได้
6.1 พยายามหยุดคิดถึงตัวเอง ความตื่นเต้น หรือความกลัว แต่ขอให้มุ่งความสนใจไปที่ผู้ฟัง ขอให้ระลึกไว้ว่าเรื่องที่เรากำลังจะพูดนั้นเป็นเรื่องของผู้ฟัง เรากำลังจะช่วยหรือสอนผู้ฟังเหล่านั้น สิ่งที่เราจะพูดมีความสำคัญมากกว่าความกลัว สังเกตความต้องการของผู้ฟังแทนที่จะมัวนึกถึงตัวเอง
6.2 ฝึกสูดลมหายใจลึก ๆ เพื่อลดอัตราการเต้นของหัวใจและเพิ่มอ็อกซิเจนให้เพียงพอแก่ความต้องการของร่างกาย วิธีนี้จะช่วยได้มากเมื่อคุณจะเริ่มพูดจริง จงสูดลมหายใจเข้าให้ลึก กลั้นไว้ 2-3 วินาที แล้วจึงค่อย ๆ ผ่อนลมหายใจออก
6.1 พยายามหยุดคิดถึงตัวเอง ความตื่นเต้น หรือความกลัว แต่ขอให้มุ่งความสนใจไปที่ผู้ฟัง ขอให้ระลึกไว้ว่าเรื่องที่เรากำลังจะพูดนั้นเป็นเรื่องของผู้ฟัง เรากำลังจะช่วยหรือสอนผู้ฟังเหล่านั้น สิ่งที่เราจะพูดมีความสำคัญมากกว่าความกลัว สังเกตความต้องการของผู้ฟังแทนที่จะมัวนึกถึงตัวเอง
6.2 ฝึกสูดลมหายใจลึก ๆ เพื่อลดอัตราการเต้นของหัวใจและเพิ่มอ็อกซิเจนให้เพียงพอแก่ความต้องการของร่างกาย วิธีนี้จะช่วยได้มากเมื่อคุณจะเริ่มพูดจริง จงสูดลมหายใจเข้าให้ลึก กลั้นไว้ 2-3 วินาที แล้วจึงค่อย ๆ ผ่อนลมหายใจออก
ถ้าทำได้ ขอให้ถ่ายวีดีโอการพูดของเราไว้แล้วนำกลับมาดู เราจะมองเห็นข้อบกพร่องและสิ่งที่ควรแก้ไขมากมาย เวลาดูขอให้สังเกตการหน่วงเวลาด้วยการใช้คำ เช่น “เอ้อ” “ก็” สังเกตการณ์เคลื่อนไหวร่างกายว่าคุณยืนแกว่ง มือยัน podium ยืนพักขาข้างเดียว ไม่มองที่ผู้ฟัง ไม่ยิ้มแย้ม พูดไม่ชัดเจนบ้างหรือไม่ ดูการแสดงท่าทางประกอบการบรรยายว่าเป็นธรรมชาติหรือไม่ ขอให้เชื่อเถอะว่าผู้นั่งฟังมองท่าทางเหล่านี้ออกแม้ว่ามันจะเกิดอยู่หลัง podium ก็ตาม อีกสิ่งหนึ่งที่ควรให้ความสำคัญเวลาดูวีดีโอ ขอให้ดูว่าเราจัดการกับอุปสรรคปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างไร เช่น เสียงกรนหรือเสียงคุยของผู้ฟัง คำถามที่เราไม่ได้เตรียมมา เรามีสีหน้าหงุดหงิด ประหลาดใจ ลังเล หรือรำคาญหรือไม่ หากมี ขอให้รีบฝึกการจัดการกับสิ่งเหล่านั้น การพูดในครั้งหน้าของท่านจะดีกว่าครั้งที่ผ่านมาอย่างแน่นอน
บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
- 10 Common Presentation Mistakes
- Communication Planning
- Communication Skills
- การเป็นผู้นำที่ได้ใจคน ต้องมีพรสวรรค์เท่านั้นหรือ
-----------------------------------------
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น