Action Plan

 

แผนปฏิบัติ

          Action plan หรือแผนปฏิบัติ คือแผนงานซึ่งระบุขั้นตอนของภารกิจที่จะต้องกระทำเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนด แผนปฏิบัติเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของแผนกลยุทธ์ (Strategic plan) แผนปฏิบัติไม่ได้จำกัดการใช้อยู่เพียงในระดับหน่วยงานหรือองค์กร ผู้ที่ต้องการความสำเร็จในหน้าที่การงานของตนหรือในชีวิตส่วนตัวก็สามารถจัดทำแผนปฏิบัติได้เช่นกัน การมีแผนปฏิบัติจะช่วยสร้างความชัดเจนแก่ผู้จัดทำแผนและผู้เกี่ยวข้องว่าจะต้องมีข้อมูล, ทรัพยากร, และการกระทำอะไร เมื่อไร โดยใคร จึงสามารถบรรลุเป้าหมายนั้น กลยุทธ์แต่ละกลยุทธ์อาจมีแผนปฏิบัติได้มากกว่าหนึ่งแผน

ประโยชน์ของ Action plan
     1. Action plan ประกอบด้วยภารกิจที่จะต้องปฏิบัติเป็นลำดับขั้นตอนรวมถึงกำหนดเวลาที่ควรทำให้สำเร็จในแต่ละภารกิจ จึงเป็นเหมือนแผนที่เดินทางซึ่งให้ภาพที่ชัดเจนทั้งเส้นทาง การปฏิบัติ และปัญหาอุปสรรคที่คาดว่าจะเกิดขึ้น รวมถึงวิธีการแก้ไขที่วางแผนไว้ตั้งแต่ต้นจนจบ

     2. การมีเป้าหมายพร้อมภารกิจที่จะต้องกระทำอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ช่วยสร้างความมั่นใจและแรงจูงใจให้มุ่งสู่เป้าหมายนั้นอย่างมั่นคง

     3. ผู้ปฏิบัติสามารถประเมินได้ชัดเจนว่าได้มีความก้าวหน้าในการปฏิบัติไปแล้วมากน้อยเพียงใด ปัจจุบันอยู่ในส่วนใดของแผน ทุกอย่างยังเป็นไปตามแผนหรือไม่ จะต้องปรับปรุงแก้ไขอะไร อย่างไร

การจัดทำ Action plan
          ในบทความนี้จะกล่าวถึงการจัดทำแผนปฏิบัติในระดับหน่วยงานหรือองค์กรโดยมีการจัดตั้งทีมงานเพื่อจัดทำแผนและนำปฏิบัติ หัวใจสำคัญของแผนปฏิบัตินอกเหนือจากกิจกรรมและองค์ประกอบทั้งหลายที่เกี่ยวข้องแล้ว คือความสอดคล้องกันของจังหวะเวลาในการทำภารกิจ (timeline) สมาชิกทีมงานทุกคนจึงควร update ความก้าวหน้า ปัญหาอุปสรรค และปรับแผนปฏิบัติให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้ทราบตลอดเวลา การสร้างและการปฏิบัติตาม Action plan ในสมัยปัจจุบันจึงสะดวกกว่าเมื่อก่อนเพราะสามารถทำได้ online และยังมี software สำเร็จรูปมากมายให้เลือกใช้ตามประเภทของภารกิจ

          ตำราบางเล่ม ใช้คำว่า Action plan ในความหมายของแผนปฏิบัติสำหรับโครงการขนาดเล็กถึงขนาดกลาง และใช้คำว่า Action program สำหรับโครงการขนาดใหญ่ แต่ไม่ว่าจะใช้คำอย่างไร ขั้นตอนหลักในการจัดทำแผนก็ไม่ได้แตกต่างกัน

          การจัดทำแผนปฏิบัติ สรุปได้เป็น 6 ขั้น ดังนี้

1. กำหนดเป้าหมาย (Set a SMART goal)
          ในการกระทำใด ๆ หากไม่มีความชัดเจนในสิ่งที่จะต้องกระทำและไม่รู้เป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จ การกระทำนั้นย่อมมีแต่ความสูญเปล่า ขั้นตอนแรกจึงเป็นเรื่องการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันให้ชัดเจนว่า ขณะนี้เราอยู่ในสภาพการณ์อย่างไร ต้องการเปลี่ยนแปลงให้เป็นอย่างไร มีอะไรเป็นเป้าหมาย

          เป้าหมายที่กำหนดภายหลังจากการวิเคราะห์สถานการณ์แล้ว ควรมีลักษณะหรือองค์ประกอบที่เรียกว่า SMART กล่าวคือ

• Specific มีความจำเพาะเจาะจง นิยามชัดโดยไม่ต้องตีความ
• Measurable วัดผลสำเร็จได้ มีตัวชี้วัดเพื่อติดตามความก้าวหน้าได้ว่าสำเร็จไปแล้วมากน้อยเพียงใด
• Achievable สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วยทรัพยากร เวลา เงิน ประสบการณ์ ฯลฯ ที่มีหรือสามารถจัดหาได้
• Relevant สัมพันธ์สอดคล้องกับเป้าหมายอื่น ๆ
• Timely มีกำหนดวันแล้วเสร็จ

          แม้ขั้นตอนแรกนี้จะมีชื่อว่า “กำหนดเป้าหมาย (goal)” แต่ในทางปฏิบัติ ผู้จัดทำแผนปฏิบัติควรกำหนดวัตถุประสงค์ (objectives) ของเป้าหมายเอาไว้ด้วย

          เป้าหมายของแผนปฏิบัติ คือสิ่งที่โครงการต้องการบรรลุถึงหรือต้องการให้เป็น ในกรณีที่แผนกลยุทธ์มีแผนปฏิบัติเพียงแผนเดียว เป้าหมายของแผนปฏิบัติจะเป็นเช่นเดียวกับเป้าหมายของแผนกลยุทธ์ ในกรณีที่แผนกลยุทธ์มีแผนปฏิบัติมากกว่าหนึ่งแผน เป้าหมายของแผนปฏิบัติแต่ละแผนจะเป็นเป้าหมายย่อยของแผนกลยุทธ์

          ส่วนวัตถุประสงค์ของแผนปฏิบัติ คือความมุ่งหมายของแต่ละภารกิจในแผนปฏิบัติ ความสำเร็จของภารกิจจึงนำมาใช้เป็นเป้าหมายย่อย (milestone) ของแผนปฏิบัติได้

2. กำหนดภารกิจ (Identify tasks)
          เมื่อกำหนดเป้าหมายได้ชัดเจนตามหลัก SMART goal แล้ว ขั้นต่อไปคือการกำหนดภารกิจที่จะต้องกระทำให้เป้าหมายนั้นสำเร็จ ภารกิจดังกล่าวนอกจากเนื้องานแล้ว ยังจะต้องระบุวันแล้วเสร็จและผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติด้วย

          ภารกิจแรกที่จะต้องกระทำก่อนจัดทำแผนในรายละเอียดคือการรวบรวมข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องและสนับสนุนความสำเร็จของเป้าหมาย ในการรวบรวมข้อมูลและนำมากำหนดเป็นภารกิจนี้ ควรให้ทีมงานได้มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดทำและเสนอความคิดเห็น ภารกิจทุกภารกิจจะต้องชัดเจนและสามารถทำให้สำเร็จได้ ในกรณีที่ภารกิจมีความซับซ้อนหรือใหญ่เกินกว่าบุคคลหรือทีมงานจะสามารถรับผิดชอบ ควรแตกภารกิจนั้นออกเป็นส่วนย่อยที่สามารถปฏิบัติได้จริง

          ในการกำหนดภารกิจ จะกำหนดผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติภารกิจไว้ด้วย ผู้รับผิดชอบการปฏิบัติภารกิจจะต้องเป็นผู้มีความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ในเรื่องที่ปฏิบัติ

3. จัดสรรทรัพยากร (Allocate resources)
          เมื่อกำหนดภารกิจและผู้รับผิดชอบได้แล้ว ขั้นต่อไปคือการจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในการทำภารกิจเหล่านั้น เช่น การคัดเลือกสมาชิกทีมงานเพิ่มเติมให้ครบตามภารกิจ, วงเงินงบประมาณ, วัสดุอุปกรณ์ที่ต้องใช้ ฯลฯ โดยปกติแล้ว การจัดสรรทรัพยากรในขั้นตอนนี้จะเป็นส่วนหนึ่งของการจัดทำโครงการเพื่อขอรับการอนุมัติ ดังนั้น เมื่อเป้าหมายมีคุณสมบัติแบบ SMART จึงควรจัดสรรทรัพยากรของแผนปฏิบัติให้มีคุณสมบัติแบบ SMART ด้วย มิเช่นนั้นแล้ว ก็อาจพบปัญหาการได้รับอนุมัติภารกิจตามเป้าหมาย แต่ถูกตัดหรือไม่ได้รับอนุมัติทรัพยากร ทำให้ต้องเสียเวลากลับมาแก้ไขใหม่

4. จัดลำดับภารกิจ (Prioritize tasks)
          ภารกิจทั้งหลายที่กำหนดไว้ในขั้นตอนที่สองจะต้องได้รับการจัดเรียงลำดับว่าภารกิจใดจะต้องทำก่อนหลังอย่างไร ภารกิจใดสามารถทำไปพร้อมกับภารกิจใดได้ และภารกิจใดที่อยู่ในเส้นทางหลัก (critical path) ซึ่งจะเริ่มกระทำได้ต่อเมื่อภารกิจที่อยู่ก่อนหน้าได้ทำสำเร็จแล้ว นอกจากนั้นยังควรคิดถึงปัญหาอุปสรรคที่อาจเข้าแทรกหรือขัดขวางให้การปฏิบัติต้องล่าช้ารวมถึงวิธีการแก้ไขปัญหาอุปสรรคเหล่านั้นด้วย ทั้งนี้เพื่อไม่ให้ความล่าช้าของภารกิจหนึ่งไปขัดขวางการเริ่มต้นของภารกิจที่อยู่ถัดไป

          นอกจากการจัดลำดับก่อนหลังของภารกิจแล้ว ควรมีคำอธิบายด้วยว่าภารกิจใดที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก (อยู่ในเส้นทางหลัก) ต่อความสำเร็จของโครงการ จำเป็นต้องทำให้สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด และภารกิจใดที่มีความยืดหยุ่นมากกว่า (อยู่นอกเส้นทางหลัก) อาจจัดลำดับก่อนหลังหรือขยายระยะเวลาการปฏิบัติได้

5. กำหนดเวลาสิ้นสุดและเป้าหมายย่อย (Set deadlines and milestones)
          หลังจากจัดลำดับก่อนหลังของภารกิจทั้งหลายแล้ว ขั้นต่อไปคือการกำหนดวันแล้วเสร็จของแต่ละภารกิจ กำหนดวันดังกล่าวจะต้องสมจริง สามารถปฏิบัติได้ และควรให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายภารกิจเป็นผู้ยืนยันว่า ด้วยความสามารถและทรัพยากรที่ได้รับจัดสรร ผู้ปฏิบัติสามารถทำภารกิจนั้นให้เสร็จได้ตามเวลาที่กำหนด ยิ่งโครงการมีจำนวนภารกิจมากหรือมีระยะเวลาปฏิบัติยาวนาน ทีมงานควรร่วมกันกำหนดเป้าหมายย่อย (milestone) เป็นระยะ ๆ เพื่อให้ทีมงานและผู้ปฏิบัติได้รับทราบถึงความก้าวหน้าไปถึงหมุดหมายที่สำคัญอันเป็นการย้ำถึงความเป็นไปได้ของโครงการ สร้างแรงจูงใจให้ผู้รับผิดชอบทั้งหลายมุ่งหน้าต่อไปสู่เป้าหมายสุดท้ายซึ่งเป็นความสำเร็จร่วมกันของทุกคน โดยทั่วไปแล้ว เป้าหมายย่อยจะเป็นภารกิจที่อยู่ในเส้นทางหลัก การจะกำหนดให้ภารกิจใดเป็นเป้าหมายย่อย ขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่ใช้เพื่อทำภารกิจให้แล้วเสร็จ แต่ไม่ควรให้กระชั้นหรือนานจนเกินไป

          Action plan ที่ทำเสร็จแล้วควรใช้แผนภูมิรูปแบบต่าง ๆ เช่น flowchart, Gantt chart หรือตาราง เป็นตัวสรุปให้ทุกคนได้มองเห็นภาพรวมทั้งหมดที่ง่ายต่อการจดจำและความเข้าใจ

6. ติดตามและปรับแผนปฏิบัติ (Monitor and revise your action plan)
          เมื่อเริ่มการปฏิบัติ ก็ย่อมจะต้องประสบปัญหาอุปสรรคมากบ้างน้อยบ้างเป็นธรรมดา ทีมงานทุกคนจึงควรรายงานปัญหาและความก้าวหน้าให้หัวหน้าทีมและสมาชิกทุกคนได้ทราบเพื่อประโยชน์ในการติดตามและตื่นตัว ในกรณีที่ปัญหาอุปสรรคมีความสำคัญหรือยุ่งยากเกินกว่าผู้รับผิดชอบจะสามารถแก้ไขได้ด้วยตนเอง ควรนัดประชุมเพื่อการชี้แจงรายละเอียดของปัญหาและร่วมกันหาทางแก้ไข รวมถึงปรับแผนหรือจัดลำดับภารกิจใหม่ให้สอดคล้องกับแนวทางการปฏิบัติที่เปลี่ยนแปลง

          บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ

• Action Priority Matrix (APM)
• Action Research [Kurt Lewin]
• Aide-Memoire
• Brainstorming [Round-Robin]
• Flowchart
• Gantt Chart
• Milestones in Project Management
• Pareto Analysis
• Problem Definition Process
• Responsibility Assignment Matrix (RAM)
• Strategic Plan
• To-Do Lists

---------------------------------