หลัก 10 ประการในการประเมิน Supplier
มีคำสองคำที่มักนำมาใช้แทนกันจนหลายคนคิดว่ามีความหมายเดียวกัน คือคำว่า supplier และ vendor แต่ในความเป็นจริง สองคำนี้มีความหมายต่างกัน กล่าวคือ vendor หมายถึง บุคคลหรือองค์กรที่ขายสินค้าและบริการให้กับผู้บริโภค มีการจัดซื้อจัดหาแต่ละครั้งจำนวนไม่มาก เป็นความสัมพันธ์แบบ ธุรกิจกับลูกค้า (business to customer) จัดเป็นห่วงข้อสุดท้ายในสายโซ่อุปทาน
supplier หมายถึง บุคคลหรือองค์กรที่ขายสินค้าหรือให้บริการแก่ผู้ผลิตหรือธุรกิจอื่น มีจำนวนมากในการจัดซื้อจัดหาแต่ละครั้ง เป็นความสัมพันธ์แบบ ธุรกิจกับธุรกิจ (business to business) จัดเป็นห่วงลำดับต้นหรือลำดับกลางในสายโซ่อุปทาน
Ray Carter ผู้อำนวยการ DPSS Consultants เป็นผู้เสนอแนวคิดเรื่อง 7 Cs of Supplier Evaluation ไว้ในปี 1995 ในบทความชื่อ “Purchasing and Supply Management” และต่อมาได้เพิ่มอีก 3 เป็น 10 Cs of Supplier Evaluation
หลัก 10 ประการที่ใช้ในการประเมิน supplier นี้ ไม่ได้คาดหวังให้คุณเลือก supplier ที่มีคุณสมบัติดีเลิศครบถ้วนทั้ง 10 ประการ เพราะอาจเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ แต่หวังให้ใช้เป็นรายการตรวจสอบ supplier ว่ามีคุณสมบัติในเรื่องใดที่ดี และเรื่องใดที่ควรต้องระมัดระวัง หรือใช้ในการเปรียบเทียบ supplier ทั้งหลายว่าใครมีคุณสมบัติเด่นหรือด้อยกว่ากันในเรื่องใด ซึ่งคุณสามารถนำคุณสมบัติข้อด้อยของ supplier ที่ผ่านการเปรียบเทียบแล้ว มาใช้เป็นเหตุผลในการต่อรองเงื่อนไข เช่น ราคา ระยะการรับประกัน หลัก 10 ประการดังกล่าว ประกอบด้วย
1. ความสามารถในการทำงาน (Competency)
หลักพื้นฐานในการคัดเลือก supplier คือ suppler ต้องมีทักษะและความสามารถที่จะส่งมอบสินค้าและบริการตามความต้องการของคุณ ทักษะและความสามารถดังกล่าวต้องมีหลักฐานมายืนยัน เช่น ผลงานในอดีต อย่าคิดเอาเองโดยดูจากรูปลักษณ์ขององค์กรหรือรูปแบบการนำเสนอ (presentation) ของ supplier นอกเหนือจากหลักฐานแล้ว คุณอาจสอบถามความคิดเห็นจากลูกค้ารายอื่นซึ่งมีงานหรือความต้องการคล้ายคลึงกับคุณและเคยซื้อหรือใช้บริการจาก supplier รายดังกล่าวว่า มีความพอใจหรือไม่พอใจในเรื่องใดหรือไม่ ลูกค้าดังกล่าวได้ใช้บริการกับ supplier นั้นอย่างต่อเนื่อง หรือต่อมาได้เปลี่ยนไปใช้รายอื่น ด้วยเหตุผลอะไร สิ่งที่สำคัญคือ ต้องให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ได้มานั้นเกี่ยวข้องกับกับสิ่งที่ธุรกิจหรือองค์กรของคุณต้องการใช้
2. ความพร้อมในการทำงาน (Capacity)
Supplier จะต้องมีความพร้อมที่จะตอบสนองความต้องการของคุณ และมีความคล่องตัวดีพอที่จะรับมือกับความผันผวนของตลาด ความพร้อมที่ว่านี้ครอบคลุมทั้งเรื่องความสามารถในการทำความเข้าใจกับรูปแบบ มาตรฐานของสินค้า บริการที่คุณต้องการ, มีทรัพยากร เช่น อุปกรณ์ เครื่องมือ พนักงาน สถานที่จัดเก็บสินค้าและวัตถุดิบ, และมีการรักษามาตรฐานการทำงานให้มีคุณภาพแม้จะมีลูกค้ารายอื่นเพิ่มเข้ามาในระหว่างการผลิตสินค้าหรือให้บริการของคุณ นอกจากนั้น supplier ยังต้องมีความคล่องตัว สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของคุณด้วย
3. ยึดมั่นในเรื่องคุณภาพและการให้บริการแก่ลูกค้า (Commitment)
คุณภาพ เป็นความต้องการหลักในทุกธุรกิจ Supplier จำเป็นต้องมีหลักฐานที่แสดงว่าเขาเป็นผู้ยึดมั่นต่อมาตรฐานการผลิตสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพ เช่น หนังสือรับรอง ISO9001 จากสถาบันที่เชื่อถือได้, มีมาตรฐานขององค์กรในด้านคุณภาพ, มีกรอบการดำเนินงานที่ทำให้มั่นใจได้ว่าสินค้าที่ผลิตมามีคุณภาพ นอกจากนั้น supplier ยังจำเป็นต้องแสดงให้เห็นว่า เขามีความมุ่งมั่นซื่อตรงกับคุณในฐานะที่เป็นลูกค้าตลอดระยะเวลาที่ทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะถ้าคุณคิดว่าจะมีความสัมพันธ์กับ supplier นั้นในระยะยาว โดยมีหลักฐานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งที่แสดงถึงการรักษาคำมั่นที่จะผลิตสินค้าและให้บริการตามความต้องการของคุณอย่างต่อเนื่อง
4. ความเคร่งครัดในกระบวนการควบคุม (Control)
supplier จะต้องมีความแน่วแน่ในการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบาย กระบวนการ ระเบียบวิธีการ ขั้นตอนปฏิบัติ และสายโซ่อุปทานทั้งภายในและภายนอกองค์กร คุณควรขอดูหลักฐานที่ยืนยันหรือทำให้มั่นใจได้ว่า supplier จะสามารถส่งมอบสินค้าและบริการได้อย่างสม่ำเสมอด้วยคุณภาพที่เชื่อถือได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าการผลิตสินค้าหรือบริการนั้นต้องพึ่งพิงอยู่กับทรัพยากรที่หายาก หรือต้องอยู่ภายใต้การควบคุมขององค์กรอื่น
5. มีสภาพคล่องทางการเงิน (Cash)
Supplier ควรมีสถานะทางการเงินที่ดี ไม่เกิดผลกระทบที่รุนแรงจากความผันผวนทางเศรษฐกิจ คุณจึงควรตรวจสอบสภาพคล่องทางการเงินของ supplier เช่น มีเงินสดในมือมากน้อยเท่าไร มีกิจกรรมทางการเงินที่มากเกินกำลังที่จะควบคุมหรือไม่ และมีหลักฐานอะไรที่ยืนยันว่าจะรักษาความมั่นคงของสถานะการเงินได้ในภาวะผันผวนทางเศรษฐกิจ
6. ต้นทุนการผลิต (Cost)
ต้นทุนการผลิตของ supplier สะท้อนถึงราคาสินค้าและบริการที่ supplier นั้นขายให้กับคุณ คุณควรศึกษาว่า supplier มีต้นทุนเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับ supplier รายอื่น ที่สูงหรือต่ำกว่าเนื่องมาจากสาเหตุใด และความแตกต่างนั้นจะเป็นประโยชน์หรือโทษอย่างไรกับสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบให้คุณ อย่างไรก็ตามก็ไม่ควรให้ความสำคัญในเรื่องต้นทุนมาเป็นลำดับหนึ่ง เพราะปัจจัยอื่นๆ ทั้งหลายที่กล่าวมาก่อนหน้าตั้งแต่ข้อ 1-5 เช่น การยึดมั่นในคุณภาพและบริการที่ให้กับลูกค้า และสภาพคล่องทางการเงิน ก็เป็นปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจหรือองค์กรของคุณได้ไม่น้อยกว่าราคา โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคิดว่าจะซื้อหากันอย่างต่อเนื่องในระยะยาว
7. สม่ำเสมอด้านคุณภาพ (Consistency)
supplier จะต้องสร้างความมั่นใจแก่คุณได้ว่าจะสามารถส่งมอบสินค้าที่มีคุณภาพดีสม่ำเสมอในทุกคำสั่งซื้อ แม้ว่าหลักการนี้อาจดูไม่สมจริงและเป็นไปได้ยาก เพราะไม่มีใครสามารถควบคุมความสมบูรณ์ถูกต้องได้อย่างครบถ้วนตลอดสายโซ่อุปทาน แต่ในฐานะที่เป็น supplier คุณควรให้เขาสาธิตกระบวนการ หรือระเบียบวิธี ขั้นตอนการปฏิบัติที่สร้างความมั่นใจได้ว่าจะรักษาความสม่ำเสมอในเรื่องดังกล่าวได้
(ที่กล่าวมา 7 ข้อแรกนี้ เป็นหลัก 7 ประการในการประเมินและคัดเลือก supplier ที่ Carter เขียนไว้เมื่อปี 1995 ส่วนอีก 3 ข้อต่อไปนี้ เป็นส่วนที่ Carter เขียนเพิ่มขึ้นในภายหลัง)
8. มีหลักการด้านคุณค่าที่ตรงกัน (Culture)
Supplier ควรให้ความสำคัญในคุณค่าและวิธีการปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับคุณ ไม่ใช่ว่าคุณให้ความสำคัญเรื่องคุณภาพ แต่ supplier กลับไปให้ความสำคัญในเรื่องการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้ทันตามกำหนด ซึ่งหากเป็นเช่นนั้น supplier อาจผลิตสินค้าที่บกพร่องเรื่องคุณภาพเพียงเพื่อส่งมอบให้ทันตามกำหนด การศึกษาวัฒนธรรมองค์กรของ supplier จึงเป็นเรื่องหนึ่งที่ช่วยให้คุณเข้าใจแนวทางการดำเนินงานของ supplier
9. ไม่ทำลายสภาพแวดล้อมและมีคุณธรรมทางสังคม (Clean)
เป็นหลักที่ Carter เขียนเพิ่มตามกระแสการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมที่เด่นชัดขึ้นภายหลังปี 1995
เพื่อไม่ให้เป็นที่ครหาว่าคุณใช้ supplier ที่ทำลายสิ่งแวดล้อม คุณจึงต้องแน่ใจว่า supplier ได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ รวมถึงการรักษาสภาพแวดล้อมอย่างเคร่งครัด คุณอาจจะขอดูประกาศนียบัตรหรือหนังสือเชิดชูเกียรติที่ได้รับเพื่อเป็นหลักฐานก็ได้ นอกจากการรักษาสภาพแวดล้อมแล้ว ยังควรดูว่า supplier นั้นปฏิบัติต่อพนักงานและผู้เกี่ยวข้องอย่างไร เป็นองค์กรที่มีชื่อเสียง หรือมีปัญหา ในเรื่องจริยธรรมการดำเนินงานหรือไม่
10. มีระบบและช่องทางการสื่อสารที่เชื่อถือได้ (Communication)
Supplier ต้องแจ้งให้คุณทราบว่าจะติดต่อกับคุณด้วยวิธีใด การสื่อสารของเขา เช่น ICT software และ application ต่างๆ เข้ากับที่คุณใช้หรือไม่, จะจัดการเรื่องการสื่อสารในภาวะวิกฤติอย่างไร, จะแจ้งให้คุณทราบได้เร็วเพียงใด, จะเป็นเหตุให้ไม่สามารถส่งมอบสินค้าและบริการหรือไม่, และคุณจะสามารถติดต่อกับผู้บริหารระดับสูงถ้าคุณต้องการได้หรือไม่
ข้อมูลทั้งหมดที่ได้ศึกษามา โดยเฉพาะที่ได้จากการตั้งคำถามโดยตรงกับ supplier จะต้องบันทึกหลักฐานไว้เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้สืบค้นและอ้างอิงหากมีปัญหาเกิดขึ้น
บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
- Cultural Web Analysis
- Dealing with supplier Contracts
- Statistical Process Control and Six Sigma
- Supplier Relationship Management (SRM)
- Workplace Values
---------------------------------
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น