การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผล

         การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน (On the Job Training) หรือเรียกให้สั้นกันว่า On Job Training (OJT) เป็นกระบวนการพื้นฐานในการพัฒนาบุคคลากร บางสถานประกอบการโดยเฉพาะสถานประกอบการขนาดเล็ก อาจมีการฝึกอบรมประเภทนี้อยู่เพียงอย่างเดียว โดยทั่วไปแล้ว เมื่อสถานประกอบการได้สำรวจหรือพบความจำเป็นที่ต้องให้การฝึกอบรม ก็จะนำความต้องการหรือเป้าหมายนั้นมาออกแบบโครงการฝึกอบรมอันประกอบด้วยเนื้อหาหลักสูตรและรูปแบบการให้การฝึกอบรม ปกติจะใช้การฝึกอบรมแบบชั้นเรียน (classroom training) เป็นการให้การฝึกอบรมระยะสั้นที่เน้นแนวคิดและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเป็นการปูพื้น และใช้การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานเป็นการสะสมความรู้ในระยะยาว

  การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน เป็นการให้พนักงานเรียนรู้งานไปพร้อมกับการปฏิบัติงาน พนักงานทุกคนตั้งแต่เสมียนพนักงานไปถึงผู้บริหารสูงสุดขององค์กรจะได้เรียนรู้การทำงานผ่านการฝึกอบรมประเภทนี้นับตั้งแต่เริ่มเข้าปฏิบัติงานในตำแหน่ง

    

          วิธีการให้การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานที่คุ้นเคยกันมากที่สุด คือ การสอนและควบคุมงาน (coaching) โดยพนักงานที่มีประสบการณ์หรือหัวหน้างานของพนักงานผู้นั้นจะเป็นผู้สอน อาจทำแบบง่ายๆ ด้วยการให้พนักงานใหม่พัฒนาทักษะของตนโดยสังเกตว่าคนอื่นเขาทำงานกันอย่างไร หรือดีกว่านั้นขึ้นมาหน่อยก็ด้วยการที่หัวหน้างานหรือพนักงานเก่งๆ ทำงานให้พนักงานใหม่ดูไปทีละขั้น การเปลี่ยนหมุนเวียนงาน (job rotation) ซึ่งมักนำมาใช้กับพนักงานระดับบริหารที่ต้องเปลี่ยนงานจากหน้าที่หนึ่งไปอีกหน้าที่หนึ่งตามแผนการพัฒนาผู้บริหาร ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน

ข้อดีและแนวทางปฏิบัติ
          การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานมีข้อดีหลายประการ ที่เห็นได้ชัดคือใช้ค่าใช้จ่ายน้อยเมื่อเทียบกับการฝึกอบรมประเภทอื่น พนักงานสามารถเรียนรู้ขณะที่ยังสร้างผลงานไปพร้อมกันโดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์เสริมที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มพิเศษ นอกจากนั้นการเรียนรู้ยังเกิดได้ง่ายเนื่องจากผู้เรียนเรียนรู้ด้วยการลงมือปฏิบัติและได้รับทราบผลการปฏิบัติของตนไปพร้อมกัน การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผลนั้น ต้องมีอุปกรณ์เพื่อการเรียนรู้ที่เพียงพอ ผู้สอนงานจะต้องหมั่นพัฒนาตนเอง ไม่ติดยึดอยู่กับทักษะและความรู้แบบเก่าๆ ต้องรู้หลักการจูงใจพนักงานให้มีศรัทธาและความคาดหวังในตัวผู้สอนในระดับสูง จึงจะทำให้การเรียนรู้ประสบความสำเร็จ

    

          ขั้นตอนการให้การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน มีดังนี้




ขั้นที่หนึ่ง : เตรียมความพร้อมของผู้เรียน 
   1.  ให้ผู้เรียนมีความผ่อนคลาย ไม่เครียด
   2.  อธิบายเหตุผลที่ผู้เรียนต้องได้รับการฝึกอบรม
   3.  ค้นหาว่าผู้เรียนได้เคยรู้อะไรมาบ้างในงานที่จะทำ
   4.  อธิบายขอบเขตงานทั้งหมดและเปรียบเทียบเชื่อมโยงกับสิ่งที่พนักงานเคยเรียนรู้มาก่อน
   5.  ให้พนักงานอยู่ในสภาพที่ใกล้เคียงกับการปฏิบัติงานจริงให้มากที่สุด
   6.  ให้พนักงานได้คุ้นเคยกับ อุปกรณ์ วัสดุ เครื่องมือ และการใช้แทนกัน

ขั้นที่สอง : อธิบายการทำงานและทดลองปฏิบัติ
   1.  อธิบายผลงานที่คาดหวังทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ
   2.  ให้พนักงานปฏิบัติงาน ณ สถานที่ทำงานปกติ
   3.  ให้พนักงานปฏิบัติงานช้าๆ หลายๆ ครั้ง อธิบายขั้นตอนการทำงานทีละขั้นพร้อมทั้งอธิบายในส่วนที่ยุ่งยากหรือส่วนที่มักเกิดความผิดพลาดบ่อยครั้ง
   4.  ให้พนักงานปฏิบัติงานอย่างค่อยเป็นค่อยไป ไม่รีบร้อนจนเกิดข้อผิดพลาด พร้อมชี้ให้เห็นว่าขั้นตอนใดเป็นขั้นตอนสำคัญ
   5.  ให้พนักงานอธิบายขั้นตอนการทำงานเพื่อยืนยันความเข้าใจไปพร้อมกับการปฏิบัติงาน

ขั้นที่สาม : ลงมือปฏิบัติจริงภายใต้การกำกับดูแลของผู้สอน
   1.  ให้ผู้เรียนทำงานไปตามกระบวนการทำงานหลายๆ ครั้งและอธิบายงานที่ทำแต่ละขั้นให้ผู้สอนทราบ หากมีความผิดพลาดต้องแก้ไขทันที และหากผู้สอนเห็นว่าจำเป็น ก็ให้ทำขั้นตอนที่มีความยุ่งยากซับซ้อนก่อนสัก 4-5 ครั้ง
   2.  ให้ผู้เรียนลองปฏิบัติงานที่ความเร็วปกติเพื่อเพิ่มพูนทักษะและความรวดเร็วในการทำงาน
   3.  เมื่อผู้เรียนแสดงให้เห็นว่าสามารถทำงานได้ ให้ผู้เรียนเริ่มงาน แต่ยังอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของผู้สอน

ขั้นที่สี่ : ขั้นติดตามงาน
   1.  กำหนดตัวบุคคลที่พนักงานสามารถขอรับความช่วยเหลือเมื่อมีปัญหา
   2.  ค่อยๆ ลดการควบคุมโดยใช้การตรวจสอบผลงานเป็นระยะแทน
   3.  แก้ไขรูปแบบการทำงานที่ผิดพลาดก่อนที่จะกลายเป็นนิสัยการทำงานที่ผิด แสดงให้ผู้เรียนได้เห็นความแตกต่างระหว่างรูปแบบการทำงานที่ผิดกับที่ถูก
   4.  ให้รางวัลการปฏิบัติงานที่ดีและถูกต้อง

    

          การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานจะต้องทำทุกครั้งที่มีสินค้า บริการ หรือกระบวนการทำงานใหม่ ผู้สอนจะต้องไม่ละเลยหรือข้ามขั้นตอนใดที่กล่าวมาข้างต้นเพราะคิดว่าพนักงานเคยรู้เรื่องนั้นมาบ้างแล้ว เพราะนอกจากจะมีความเสี่ยงแฝงซึ่งทำให้เกิดอันตรายหรือสิ่งสูญเสียเกิดขึ้นแล้ว ยังเป็นจุดเริ่มต้นของความประมาท ถือดี ซึ่งแสดงออกในรูปพฤติกรรมการทำงานที่ไม่ปลอดภัยและผลงานที่ไม่มีคุณภาพ

          บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ 

• Coaching Skills and Models
• On-the-Job Training
• Solution-Focused Coaching
• Theory of Transfer of Training
• Training Needs Assessment (TNA)
• การประเมินความต้องการและกำหนดวัตถุประสงค์การฝึกอบรม

-----------------------------------