การจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมาก
ในการบริหารงานโครงการและการทำวิจัย เราจะพบข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากมาย ข้อมูลแต่ละชุดอาจมีมิติที่หลากหลายทั้งด้านเวลา ปริมาณ คุณภาพ ความสอดคล้องและไม่สอดคล้องซึ่งอาจสร้างความสับสนวุ่นวายจนหาข้อสรุปที่ชัดเจนไม่ได้ Jiro Kawakita นักมานุษยวิทยาชาวญี่ปุ่นจึงได้พัฒนาเครื่องมือชื่อ Affinity diagram ขึ้นมาในช่วงทศวรรษที่ 1960 เพื่อลดความยุ่งยากดังกล่าว เครื่องมือนี้ช่วยให้เราสามารถแยกแยะข้อมูลจำนวนมากออกเป็นกลุ่มจนมองเห็นประเด็นสำคัญ (common theme) ของข้อมูลแต่ละกลุ่มอันนำไปสู่ข้อสรุปและหาทางออกของปัญหาได้
Affinity Diagram คืออะไร
Affinity diagram หรือที่เรียกกันในชื่ออื่น ๆ เช่น affinity map, affinity chart, K-J Method, thematic analysis เป็นเครื่องมือและวิธีการที่ทีมงานนิยมนำใช้ในการระดมความคิด จัดระเบียบข้อมูลด้วยการแยกแยะข้อมูลทั้งหลายทั้งในส่วนที่เกี่ยวกับผลผลิต กระบวนการ ความซับซ้อน และประเด็นปัญหาแล้วจัดเป็นกลุ่มหรือหมวดหมู่ตามความสัมพันธ์หรือความคล้ายคลึง (affinity) ของเรื่องราว ข้อมูลที่ได้ออกมาเป็น affinity diagram จะช่วยให้ทีมงานสามารถพิจารณาข้อมูล ความเป็นมา และปัญหาอุปสรรคได้ทีละกลุ่ม นอกจากนั้น ผลที่ได้จากการจัดระเบียบข้อมูลยังช่วยให้บุคคลที่ไม่ได้อยู่ร่วมกับทีมงานสามารถมองเห็นเรื่องราวในแต่ละหมวดหมู่ได้ชัดเจนขึ้น กระตุ้นให้เกิดการระดมความคิดเพิ่มเติมได้อย่างกว้างขวางเพื่อหาบทสรุป ข้อเสนอแนะ และนำมาจัดทำแผนการปฏิบัติที่สัมพันธ์สอดคล้องกับข้อมูลให้มากที่สุด
การนำ Affinity Diagram ไปใช้ประโยชน์
มักนำ Affinity diagram มาใช้ในการทำวิจัยขนาดใหญ่หรือการบริหารโครงการซึ่งมีข้อมูลที่หลากหลาย ความมุ่งหมายหลักอยู่ที่การจัดระเบียบ วิเคราะห์ และจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลและความคิดที่เกี่ยวข้อง ผลที่ได้จาก affinity diagram มีดังนี้
o หาคำตอบให้กับปัญหาที่ยุ่งยากโดยการการระดมสมองและความคิดเห็นจากทีมงานและจากบุคคลวงนอกซึ่งได้เข้ามาศึกษาข้อมูลที่จัดกลุ่มแล้ว
o จัดข้อมูลจำนวนมากที่ปะปนสับสนให้เป็นหมวดหมู่เพื่อง่ายต่อความเข้าใจและมองเห็นโครงสร้างของข้อมูลที่จะพิจารณา
o กระตุ้นทีมงานและทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องให้มีความกระตือรือร้นในการแสดงความคิดเห็นและมีส่วนเกี่ยวข้องกับโครงการ
o สนับสนุนการนำเสนอแนวคิดในทุกแง่มุมเพื่อให้ได้ทางออกของปัญหาที่สร้างสรรค์
การสร้าง Affinity Diagram
เนื่องจากแนวคิดหลักของ affinity diagram คือการให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น ทีมงานเริ่มต้นของ affinity diagram จึงควรเป็นผู้มีประสบการณ์เกี่ยวข้องกับภารกิจและจำกัดจำนวนอยู่ที่ประมาณ 5-7 คนซึ่งเป็นจำนวนที่เหมาะสมในการแสดงและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้อย่างทั่วถึง การมีผู้มีประสบการณ์มาร่วมทีมงานเป็นดาบสองคม ด้านดีคือได้มุมมอง แนวคิด และความคิดเห็นที่มาจากประสบการณ์ที่กว้างขวาง ด้านไม่ดีคืออาจทำให้เกิดการว่าอะไรว่าตามกัน (group think) ผู้นำทีมจึงเป็นผู้มีบทบาทสำคัญที่จะต้องกระตุ้นสมาชิกให้แสดงความคิดเห็นที่แตกต่างออกไป
การสร้างหรือจัดทำ affinity diagram มีขั้นตอนดังนี้
1. กำหนดเป้าหมายหลักที่ต้องการ (Choose a topic)
ก่อนจะเริ่มจัดการกับข้อมูลที่มีมากมาย ควรกำหนดให้ชัดเจนก่อนว่า อะไรคือเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ต้องการ อาจเป็นการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า, การปรับปรุงสายการผลิต, การออกสินค้าใหม่ของบริษัท, การวิจัยทัศนคติของประชาชนที่มีต่อรัฐธรรมนูญ ฯลฯ เป้าหมายหลักและวัตถุประสงค์จะช่วยให้การหารือแลกเปลี่ยนความคิดเห็นมีจุดมุ่งเน้นที่ชัดเจน และมั่นใจได้ว่าผลที่ได้จะเกี่ยวข้องกับเป้าหมายและเป็นประโยชน์ต่อการนำไปใช้ในขั้นตอนต่อไป
2. ตั้งทีมจากสายงานทั้งหลายที่เกี่ยวข้อง (Create a cross-functional team to brainstorm)
การตั้งทีมข้ามสายงานเป็นการเพิ่มโอกาสที่จะได้มุมมองที่หลากหลายและกว้างขวางกว่ามุมมองของผู้ที่ทำเรื่องนั้นอยู่เป็นประจำ เช่นในการสำรวจความคิดเห็นของลูกค้าที่มีต่อผลิตภัณฑ์ของบริษัท ฝ่ายการผลิตอาจเน้นไปที่ความคิดเห็นที่มีต่อคุณภาพ รูปลักษณ์ หรือความพร้อมในการจัดส่งสินค้าป้อนเข้าสู่ตลาด แต่ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์อาจมองในแง่ความพอใจในการติดต่อ การขอคำปรึกษา หรือการแก้ปัญหาที่เป็นข้อร้องเรียนของลูกค้า ความหลากหลายของมุมมองทำให้เราสามารถประเมินได้ว่า จากทรัพยากรที่มีอยู่ สมควรนำไปใช้แก้ไขปัญหาเรื่องใดก่อนหลังกันอย่างไร และจะแก้ปัญหาในส่วนที่ยังรอการแก้ไขนั้นอย่างไร
3. ประมวลข้อเท็จจริงและแนวคิด (List out your facts or ideas)
จากการหารือของทีมงาน จะได้ความคิดออกมาจำนวนหนึ่ง มากน้อยขึ้นอยู่กับประเด็นที่นำมาพิจารณา ที่สำคัญคือ
o จะต้องกระตุ้นการแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดเผย ไม่มีการวิพากษ์วิจารณ์หรือตัดสินว่าใครผิดใครถูก ความคิดเห็นที่ต่างไปจากกลุ่มอาจนำมากำหนดเป็นทางเลือกในลำดับการปฏิบัติที่ต่ำลงมาก็ได้
o จะต้องแยกระหว่างข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงซึ่งมีหลักฐานอ้างอิงที่พิสูจน์ได้, ความคิดเห็นหรือสมมุติฐานที่อาจเป็นไปได้ รวมไปถึงข้อเสนอแนะว่าส่วนใดอยู่บนพื้นฐานข้อเท็จจริงและส่วนใดอยู่บนพื้นฐานของข้อสมมุติฐานที่อาจต้องสำรวจค้นหาข้อเท็จจริงเพิ่มเติม
o ต้องให้มั่นใจว่าแต่ละเรื่องหรือแต่ละรายการ (item) ที่ประมวลขึ้นมานั้น จะต้องมีแก่นความคิดเพียงอย่างเดียวทั้งนี้เพื่อให้การหารือจำกัดวงอยู่ในเรื่องนั้น ไม่บานปลายออกไปจนการจัดกลุ่มที่ทำมาในตอนต้นต้องเสียเปล่า
วิธีการและเครื่องมือที่ใช้ในขั้นตอนนี้ มักเป็นการให้ทีมงานทุกคนเขียนสิ่งที่ตนเห็นว่าเกี่ยวข้องกับเป้าหมายลงใน post-it แผ่นละเรื่อง (topic) แล้วนำมาแปะที่กระดาน หรือใช้กระดาษแถบกาวที่สามารถนำกระดาษธรรมดามาแปะได้ ขนาดตัวหนังสือที่เขียนต้องใหญ่พอที่สมาชิกทุกคนจะมองเห็นได้ในระยะ 2-3 เมตร
กระดานหรือกระดาษแผ่นกาวนี้ควรอยู่ในที่ที่สมาชิกทุกคนสามารถดูได้อย่างทั่วถึง topic ที่สมาชิกทีมงานคนหนึ่งเขียนแล้วนำมาแปะ สามารถกระตุ้นความคิดของสมาชิกคนอื่นได้อีกมากมาย หัวหน้าทีมจึงควรให้เวลาสมาชิกทีมงานทุกคนได้พูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและเขียนเพิ่มเติมจนกระทั่งไม่มีใครนำความคิดใหม่มาเสนออีกแต่ก็ไม่ได้หมายความว่าให้เวลาโดยไม่มีขีดจำดัด เพียงแต่ให้มากพอที่ทุกคนจะได้แสดงความคิดเห็นของตนแบบไม่รีบร้อนเท่านั้น
4. จัดสิ่งที่ได้ให้เป็นหมวดหมู่ (Sort items by category)
เมื่อประมวลความคิดจากการระดมสมองแล้ว ขั้นต่อไปคือการพิจารณาคุณสมบัติร่วมที่มีอยู่ในแนวคิดนั้นและจัดทำเป็นหมวดหมู่ โดยในการจัดทำหมวดหมู่นั้นจะต้องระบุหลักที่นำมาใช้ในการจัดทำด้วย เช่น จัดตามแหล่งที่มาของปัจจัย (ภายใน ภายนอก หรือทั้งภายในภายนอก), จัดตามระดับความซับซ้อนของปัญหา (มาก น้อย ปานกลาง), จัดตามความยากง่ายของกระบวนการแก้ปัญหา, จัดตามระดับงบประมาณที่จำเป็นต้องใช้, จัดตามความสอดคล้องกับเป้าหมายหรือกลยุทธ์ขององค์กร ฯลฯ จำนวนกลุ่มที่จัดควรน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้และไม่ควรเกิน 5-7 กลุ่มเพื่อให้แต่ละกลุ่มมีประเด็นที่สำคัญ ไม่ลงในรายละเอียดมากเกินไป
Affinity diagram ที่จัดกลุ่มข้อมูลแล้วจะมีรูปลักษณ์ที่เรียบง่าย ดังนี้
5. จัดทำแผนปฏิบัติการ (Make an action plan)
กระบวนการจัดทำ affinity diagram จบลงในขั้นตอนที่สี่ แต่เนื่องจากในการบริหารโครงการหรือในการทำวิจัยก็จำเป็นจะต้องมีแผนปฏิบัติที่จะนำข้อมูลไปใช้ให้เกิดผลสำเร็จในทางปฏิบัติ จึงขอกล่าวถึงการจัดทำแผนปฏิบัติเพิ่มเติมเป็นขั้นตอนที่ห้า
ข้อมูลที่ได้ทั้งจากการหารือและการเก็บรวบรวม แบ่งเป็นหมวดหมู่ ช่วยให้สะดวกต่อการจัดทำแผนปฏิบัติ กระบวนการวางแผนปฏิบัติการประกอบด้วย
o คัดเฉพาะแนวคิดที่เกี่ยวกับเป้าหมาย: ผลจากการระดมสมอง จะได้แนวคิดและข้อเท็จจริงสนับสนุนที่หลากหลาย การวางแผนปฏิบัติ (action plan) จึงต้องเลือกเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายเพื่อไม่ให้แผนที่ทำออกมากว้างเกินไป
o จัดทำขั้นตอนการปฏิบัติของแผน: ทีมงานนำแนวคิดซึ่งคัดให้เหลือเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายมาจัดทำแผนปฏิบัติโดยระบุขั้นตอนก่อนหลังที่ชัดเจน การปฏิบัติในขั้นนี้หมายรวมถึงการประเมินผลและการทบทวนแผนด้วย
o ในแต่ละขั้นตอนนั้นควรประมาณเวลาที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จ กำหนดเริ่มต้นและสิ้นสุด รวมถึงผู้รับผิดชอบ เราสามารถนำเครื่องมือการบริหารโครงการ เช่น Critical Path Analysis และ PERT มาใช้เพื่อให้เห็นภาพรวมของแผนและสะดวกต่อการประเมินความสำเร็จ
บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
- 6-Step Problem Solving Model
- Benchmarking
- Brainstorming
- Cause and Effect Analysis
- Critical Path Method (CPM)
- Data Analytics
- Interrelationship Diagram
- Matrix Diagram
- Prioritization Matrix
- Process Decision Program Chart (PDPC)
- Strategic Planning
- Tree Diagram
---------------------------------
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น